Création de réservations de salles de réunion
Pour réserver des salles de réunion, accédez à la page de l'événement et cliquez sur le bouton "+Ajouter" dans la section "Réservation de salles de réunion".
Sur la page suivante, il vous sera demandé de remplir les informations relatives à la réservation:
- (1) - sélectionnez pour indiquer si cette activité de restauration est facultative ou éventuellement annulée.
Remarque: si l'ensemble de l'événement a le statut "Optionnel" ou "Allotement", les réservations de salles de réunion ne peuvent être que "Optionnel".
- (2) - saisissez la date/heure de début et la durée.
Remarque: utilisez l'option "Multi-Jours" dans les cas où la salle de réunion sera effectivement occupée 24, 48, 72 heures, etc. Si l'événement se déroule sur plusieurs jours, mais par exemple de 09h00 à 17h00 chaque jour, créez une réservation individuelle pour chaque date. Ceci affecte principalement la visualisation des offres et des fiches de fonction. Voici un exemple de l'aspect d'une réservation multi-jours pour 48 heures dans une offre:
- (3) - sélectionner une ou plusieurs salles de réunion faisant partie de la réservation.
- (4) - lors de la création de la réservation via la page de l'événement, ces champs seront automatiquement remplis avec le profil de la société et l'événement correspondant.
- (5) - ce champ permet de créer un nouvel événement. Cette fonctionnalité est généralement utilisée lors de la création d'une réservation de salle de réunion directement via le Calendrier (voir ICI).
- (6) - saisissez une date de "confirmation jusqu'au" (facultatif). Après cette date, si le statut de l'ensemble de l'événement est " Non garanti ", la réservation de la salle de réunion sera marquée en rouge dans le calendrier des salles de réunion.
- (7) - sélectionnez le type d'activité (facultatif) - par exemple, mariage, conférence, formation d'équipe, événement de réseautage, etc. Vous pouvez créer les types d'activité à partir du menu Paramètres->Tous les paramètres->Type d'activité.
- (8) - sélectionnez le style de mise en place de l'activité (facultatif) - par exemple, forme en U, salle de conférence, salle de classe, etc. Vous pouvez créer les styles de mise en place à partir du menu Paramètres->Tous les paramètres->Style de mise en place.
- (9) - entrez le nombre de personnes participant à cette activité de restauration. Il s'agit d'une information particulièrement importante, veillez à toujours la saisir.
- (10) - entrez une description de cette réservation. Cette description est disponible dans le modèle d'offre par défaut et peut être utilisée dans tous les modèles de documents personnalisés que vous créez.
- (11) - saisissez des notes internes concernant cette réservation. Elles sont visibles dans la " Fiche de fonction " par défaut destinée à votre personnel.
- (12) - une fois l'activité créée, vous pouvez la modifier et créer des tâches à accomplir liées spécifiquement à cette activité de restauration.
Ajouter des charges
Jusqu'à présent, vous avez vu comment créer une réservation de salle de réunion et saisir toutes les informations. Cependant, vous n'avez pas vu comment ajouter les charges pour la réservation.
Important: l'annulation de la réservation d'une salle de réunion n'entraîne pas l'annulation des charges qui y sont liées. Si des charges doivent être annulées, veillez à le faire manuellement.
Une fois la/les réservation(s) créée(s), vous verrez le bouton "Charge" à côté de chacune d'entre elles:
Il vous suffit d'afficher les frais correspondant à la réservation en question. Ces frais seront ajoutés au folio principal de l'événement et vous disposerez d'une ventilation des frais et de la réservation correspondante:
En outre, toutes les informations que vous avez saisies seront visibles dans les fiches de fonction par réservation.
Vous pouvez trouver plus d'informations sur les fiches de fonction ICI.
En ce qui concerne le côté client de ces charges, vous avez la possibilité de les afficher séparément, comme illustré ci-dessus, ou de les combiner. Veuillez consulter CET article qui explique les différentes options de présentation des charges sur le folio de l'événement.