La page "Événement" est votre guichet unique pour tout ce qui concerne les événements. Les réservations de salles de réunion, les blocs et les activités de restauration ne peuvent être créés sans une page "Événement". Voir ci-dessous comment créer un événement et quelles sont les informations que vous pouvez saisir.
Informations principales
Pour créer un événement, naviguez dans le menu Événement-> Nouvel événement. La page suivante s'ouvrira et vous pourrez y saisir les détails.
- Nom (1) - saisissez le nom de l'événement. Requis et visible sur les fonctionnalités destinées aux clients.
- Statut de garantie (2) - sélectionnez le statut de la garantie de l'événement. Vous avez le choix entre 4 statuts:
- Allotement - généralement appliqué si vous utilisez un événement dans le but de gérer des accords d'allotement avec une société ou un tour opérateur par le biais de blocs de chambres. Très souvent, ces accords d'allotement ne sont pas respectés. Par conséquent, les blocs dans un événement “d'Allotement” ne réduiront PAS la disponibilité ou les types de chambres et les unités seront disponibles à la vente ailleurs.
- Optionnel - peut être utilisé lorsque les organisateurs souhaitent organiser un événement, mais qu'il n'y a encore rien de concret. Les blocs de chambres dans le cadre d'un événement "optionnel" ne réduiront PAS la disponibilité des types de chambres.
- Non garanti - à utiliser lorsque l'événement aura lieu et que vous attendez la garantie (par exemple, le paiement d'un acompte). Les blocs de chambres dans le cadre d'un événement "non garanti" réduiront la disponibilité des types de chambres.
- Garanti - à utiliser lorsque toutes les conditions de garantie (par exemple, le versement d'un acompte) ont été remplies. Les blocs de chambres dans le cadre d'un événement "garanti" réduiront la disponibilité des types de chambres.
- Société (3) - sélectionnez un profil de société organisant l'événement. Champ obligatoire.
- Agence (4) - sélectionnez un profil d'agence par l'intermédiaire duquel l'événement est organisé. Optionnel.
Important: vous pouvez avoir les deux sélectionnés (la société "X" organise un événement par l'intermédiaire de l'agence "Y"). Lorsque l'événement est de nature à ne pas impliquer une entreprise ou une agence, créez un profil de société pour l'objet de l'événement. Par exemple, s'il s'agit d'un mariage, vous pouvez créer un profil de société - "Mariage de Jean et Marie".
- Personne de contact (5) - vous pouvez sélectionner une "personne de contact" pour l'événement.
- Arrivée/Départ (6) - saisissez les dates de début et de fin de l'événement. Requis .
- Notes (7) - vous pouvez ajouter des notes sur l'événement - par exemple, une description générale de votre Forfait événementiel. Optionnel et visible sur les fonctionnalités destinées aux clients.
- Liens (8) - vous pouvez saisir tout lien de site web lié à l'événement. Facultatif.
- Jours avant expiration (9) - vous pouvez définir une période de relâche pour cet événement. Facultatif.
Par exemple:
- Date de début de l'événement: 10 mars. Durée - 3 jours.
- Jours avant expiration: 7
- Le 4 mars, les blocs de chambre non utilisés (non convertis) pour le 10 mars seront libérés.
- Le 5 mars, les blocs de chambres non utilisés (non convertis) pour le 11 mars seront libérés.
- Le 6 mars, les blocs de chambres non utilisés (non convertis) pour le 12 mars seront libérés.
- Date d'expiration (10) - vous pouvez définir une date à laquelle les blocs de chambre non utilisés (non convertis) seront automatiquement mis en vente. Facultatif.
Informations complémentaires
Outre les éléments ci-dessus, vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires:
- ● Montant du dépôt (1) - saisissez un montant de dépôt requis. Ce montant est visible dans les offres. Plus important encore, il sera utilisé par l'application de confirmation de l'événement pour exiger le paiement de l'organisateur afin de confirmer l'événement. Facultatif .
- Couleur (2) - sélectionnez une couleur pour cet événement qui sera appliquée dans le planning des chambres si vous activez l'affichage des événements.
- Assigné à l'utilisateur (3) - sélectionnez l'utilisateur auquel cet événement est assigné. Utile pour la recherche d'événements où vous pouvez rechercher les événements attribués à un utilisateur spécifique. Facultatif .
- Balises (4) - ajoutez une balise pour cet événement. Utile pour la recherche d'événements où vous pouvez rechercher des événements avec une balise spécifique. En outre, cette fonction est extrêmement utile pour la fonction Copier. Tapez une balise et lorsque vous l'enregistrez, elle sera disponible dans le menu déroulant à sélectionner pour d'autres événements. Facultatif.
- Centre de coût client (5) - ajoutez un numéro de centre de coût si l'organisateur en a besoin pour sa facture. Facultatif.
- Affecté au département (6) - sélectionnez le département auquel cet événement est affecté. Utile pour la recherche d'événements, qui permet de rechercher les événements attribués à un service spécifique. Tapez un département et lorsque vous enregistrez, il sera disponible dans le menu déroulant à sélectionner pour d'autres événements. Facultatif.
- Source/canal/segment de marketing (7) - sélectionnez les segments de marketing pour cet événement. Facultatif.
- Exigences du client (8) - vous pouvez utiliser ce champ pour spécifier que tout est prêt en ce qui concerne la clarification des exigences du client pour l'événement. Dans la recherche d'événements, vous pouvez facilement trouver les événements ayant encore des détails à clarifier.