Avec Guest Mailer, vous pouvez envoyer automatiquement ou manuellement différents modèles d'emails à vos clients à des fins diverses. Qu'il s'agisse d'encourager les clients à s'enregistrer en ligne, d'offrir des services supplémentaires ou d'envoyer des informations générales ou des rappels sur le séjour, la mise en place d'un système d'envoi automatique d'emails vous permettra de faire gagner du temps à vos clients et de réduire la charge de travail de la réception, tout en veillant à ce que les clients disposent de toutes les informations dont ils ont besoin.
Cet article explique les différents modes d'envoi ainsi que les filtres applicables aux emails automatiques.
Modes
Vous pouvez créer et configurer un nouveau modèle d'email en suivant les étapes ci-dessous:
- Naviguez jusqu'au menu Paramètres -> Tous les paramètres -> Guest Mailer.
- Ajoutez un nouveau modèle par le biais du bouton " Ajouter ".
- Nom (1) - Saisissez un nom pour l'email afin d'indiquer son objectif. Ce nom est visible uniquement en interne dans le système et ne peut pas être modifié après la création du mailer.
- Éditeur externe (2) - sélectionnez le type d'éditeur que vous utiliserez pour créer votre modèle. Nous vous recommandons de toujours sélectionner 'Concepteur Visuel'.
- Envoi automatique (3) - sélectionnez si l'email doit être envoyé automatiquement ou non.
Important: si l'email que vous créez doit être envoyé automatiquement, nous vous recommandons d'activer l'envoi automatique 'Activé' uniquement après avoir appliqué tous les filtres (s'ils sont nécessaires) ; avoir créé le modèle lui-même, et vous être envoyé un email de test manuellement.
- Envoyer le (4) - sélectionnez l'événement déclencheur avant ou après lequel l'email sera envoyé:
- Après la création de la réservation - le nombre d'heures après la création de la réservation, après lequel un email doit être envoyé. Ces emails sont envoyés uniquement aux réservations prévues.
- Avant l'arrivée - le nombre d'heures avant 12h00 le jour de l'arrivée. Ces emails ne sont envoyés que pour les réservations attendues.
Remarque: si vous définissez une période de 120h (5 jours), les réservations créées dans les 5 jours précédant l'arrivée ne recevront pas d'email, car le moment d'envoyer les emails est manqué. Il est également conseillé de ne pas saisir de périodes très courtes, si vous avez un early check-in, c'est-à-dire si vous avez un check-in à partir de 8h00, vous ne devez pas saisir une valeur inférieure à 4h (12h00 moins 4 heures fait 8h00). Sinon, toutes les réservations avec early check-in ne recevront pas d'email, car les clients auront été enregistrés avant l'envoi de l'email.
- Jusqu'à l'arrivée - le nombre d'heures avant l'arrivée. Contrairement à "Avant l'arrivée", si vous définissez "Jusqu'à l'arrivée" à 120 heures (5 jours), toutes les réservations, même celles de dernière minute, recevront un email. L'envoi commencera 120 heures avant l'arrivée, et les réservations de dernière minute recevront un email avec leur propre création.
- Après l'arrivée - le nombre d'heures après l'arrivée (remplissez 0, si vous souhaitez un envoi d'email immédiatement après l'arrivée ou entrez 24, 48, etc. De cette façon, les emails seront envoyés après 1, 2 ou plusieurs jours après l'arrivée. Les emails seront envoyés uniquement pour les réservations enregistrées.
- Avant le départ - le nombre d'heures avant le départ. Comme pour tous les autres modèles, les heures sont décomptées à partir de 12h00 (le jour du départ).
Remarque: si vous souhaitez que les emails de pré-départ soient envoyés à 17h00 la veille du départ, vous devez saisir dans le champ "Plage horaire (heures)" : 19, c'est-à-dire 19 heures avant 12h00 le jour du départ. Les emails ne sont envoyés que pour les réservations dont le statut est "Check-in".
- Après le départ - le nombre d'heures après le départ (remplissez le champ 0, si vous souhaitez que les emails soient envoyés immédiatement après le départ ou entrez 24, 48, etc. De cette façon, les emails seront envoyés après 1, 2 ou plusieurs jours après le départ) ; les emails seront envoyés uniquement pour les réservations check-out.
- Après annulation - paramétrez l'envoi automatique d'emails pour les réservations annulées/no-show après que la réservation soit marquée comme telle
- Plage horaire (heures) (5) - renseignez le nombre d'heures à partir du point choisi ci-dessus, après/avant lequel un email doit être envoyé.
Filtres
Important: si vous laissez un filtre vide/blanc, il ne sera PAS utilisé pour déterminer si un message sera envoyé pour une réservation.
- Statut de garantie (1) - À l'aide de ce filtre, des emails seront envoyés uniquement pour les réservations ayant un certain statut de garantie. Disponible uniquement pour les réservations attendues.
- Politiques de garantie (2) - L'email sera envoyé uniquement pour les réservations ayant les politiques de garantie sélectionnées. Laissez vide pour envoyer à toutes les réservations, quelle que soit la politique de garantie.
- Réservation de chambre (3) - S'il est réglé sur OUI, l'email sera envoyé pour les réservations comportant un élément de chambre (type de chambre ou chambre). S'il est défini sur NON, il sera envoyé uniquement pour les réservations sans élément de chambre. Laissez vide pour l'envoyer aux deux.
- Réservation OTA (4) - Les réservations OTA sont celles reçues par le biais de l'importation automatique du Channel manager. Si, pour une raison quelconque, vous avez saisi manuellement une réservation OTA, vous pouvez envoyer manuellement les emails correspondants. Sélectionnez 'Oui' pour envoyer l'email uniquement aux réservations OTA. Sélectionnez 'Non' pour envoyer l'email à toutes les autres réservations. Laissez vide pour l'envoyer aux deux.
- Carte de crédit (5)- L'email sera envoyé aux réservations qui ont le type de carte de crédit suivant (le champ Origine des détails de la carte de crédit).
Les options possibles sont:
- Laissez le champ vide pour envoyer l'email à toutes les réservations, quelle que soit la situation de la carte.
- Pas de carte - L'email sera envoyé uniquement si la réservation n'a pas de carte de crédit enregistrée.
- Client uniquement - L'email sera envoyé uniquement si toutes les cartes de crédit de la réservation sont marquées comme " Client ".
- OTA uniquement - L'email sera envoyé uniquement si toutes les cartes de crédit de la réservation sont marquées comme 'OTA'.
- Client et OTA - L'email sera envoyé aux réservations qui comportent à la fois des cartes 'OTA' (virtuelles) et 'Client'.
- À l'hôtel du (6) / À l'hôtel jusqu'au (7) - utilisez ces filtres séparément ou en combinaison pour filtrer les réservations pour lesquelles des emails doivent être envoyés en fonction des dates d'arrivée et/ou de départ des clients.
- Séjour minimum (8) / Séjour maximum (9) - Créez différents modèles d'emails à envoyer à vos clients dont la durée de séjour est plus ou moins longue à l'aide des filtres Séjour minimum et Séjour maximum : Les deux filtres fonctionnent sur la base " inclus ", c'est-à-dire que si vous définissez Séjour minimum = 3 et Séjour maximum = 6, des emails seront envoyés pour les réservations de : 3, 4, 5 et 6 nuits. Vous pouvez également utiliser les filtres séparément, c'est-à-dire uniquement le séjour minimum ou le séjour maximum.
- Acceptation de l'email marketing (10) - L'email sera envoyé en fonction des préférences des clients pour l'acceptation du marketing.
- Confirmé (11) - S'il est réglé sur OUI, le message sera envoyé uniquement pour les réservations confirmées. S'il est défini sur NON, il sera envoyé uniquement pour les réservations non confirmées. Laissez vide pour l'envoyer aux deux.
- Pré-enregistrement (12) - S'il est réglé sur OUI, l'email sera envoyé uniquement pour les réservations qui ont passé la procédure du check-in en ligne. S'il est réglé sur NON, l'email sera envoyé uniquement pour les réservations n'ayant pas passé cette procédure.
- Sociétés incluses (13) / Sociétés exclues (14) - sélectionnez à quelles entreprises le modèle spécifique doit être ou non envoyé.
- Sociétés incluses. Dans ce cas, le modèle sera envoyé pour les réservations des sociétés de cette liste.
- Sociétés exclues. Dans ce cas, le modèle sera envoyé pour toutes les réservations sauf celles des sociétés de cette liste.
- À la fin, appuyez sur le bouton vert " Créer " pour conclure la création et la configuration du modèle d'email nécessaire avec un nom approprié.