Configurations
Pour utiliser toutes les fonctionnalités du module Housekeeping, plusieurs éléments doivent être configurés:
Activités Housekeeping
Les activités sont les tâches individuelles effectuées par les femmes de chambre en relation avec le service de chaque chambre. En fonction de vos besoins, vous pouvez définir les activités de manière générale ou plus détaillée. Pour configurer les activités, accédez au menu Paramètres->Tous les paramètres->Housekeeping->Activités Housekeeping.
Exemple: Voici quelques exemples d'activités Housekeeping:
| Approche générale | Approche détaillée |
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Approche générale
L'approche générale des activités Housekeeping convient lorsque vos opérations de ménage ne sont pas très complexes et que les tâches effectuées ne diffèrent pas d'un jour à l'autre. Une pratique courante avec l'approche générale est de créer le type de nettoyage en tant qu'activité - par exemple, le nettoyage du séjour, le nettoyage au Check-out, le changement de linge du troisième jour, etc. Cette approche présente certains avantages et inconvénients:
| Pour | Contre |
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Approche détaillée
L'approche détaillée des tâches Housekeeping vous permet de répertorier, de gérer et de suivre de manière très stricte chaque tâche individuelle qu'une femme de chambre doit effectuer. Contrairement à l'approche générale, où vous créez des activités basées sur le type de nettoyage, avec l'approche détaillée, vous créez littéralement tout ce que fait une équipe de nettoyage - aspirer, laver, récurer la baignoire, réapprovisionner les équipements, dépoussiérer les surfaces, et bien d'autres choses encore.
| Pour | Contre |
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Important: Quelle que soit l'approche que vous préférez, après avoir créé les activités, vous devez également créer des programmes d'activités. N'oubliez pas de lire notre article sur les programmes d'activités pour terminer la configuration.
Création d'activités Housekeeping
Une fois que vous avez décidé si vous utiliserez la configuration plus générale ou plus détaillée:
- Naviguez vers le menu Paramètres->Tous les paramètres->Housekeeping->Activités Housekeeping.
- Cliquez sur le bouton violet "+" en haut à droite.
- La fenêtre suivante s'affiche:
- Titre (1) - Saisissez le nom de l'activité (par exemple Dépoussiérer les surfaces). Ce nom sera visible dans les rapports Housekeeping si un Code (voir ci-dessous) n'est pas appliqué.
- Code (2) - Utilisez les codes pour rendre plus compacte la présentation de l'activité dans le rapport et les écrans d'entretien ménager. Le code aura la priorité sur le "titre".
- Crédits (3) - Pour chaque activité, vous pouvez définir un certain nombre de crédits. Vous pouvez afficher ces crédits comme le temps nécessaire à chaque tâche. Leur rôle est très important pour la bonne répartition du travail entre les femmes/valets de chambre. Un crédit équivaut à une minute de travail.
Secteurs Housekeeping
Les secteurs Housekeeping sont extrêmement importants si vous souhaitez que le système répartisse automatiquement les tâches entre les femmes de chambre, car ils sont utilisés pour regrouper les chambres. En utilisant les secteurs, l'algorithme répartira les tâches de manière logique et pertinente.
Exеmple:
- Chacun des étages de la propriété peut être considéré comme un secteur - le 1er étage est le secteur 1, le 2e étage est le secteur 2, etc.
- Vous pouvez alors définir le secteur 1 pour toutes les chambres du 1er étage, le secteur 2 pour toutes les chambres du 2e étage, etc.
Pour configurer les secteurs Housekeeping des chambres:
- naviguez jusqu'au menu Paramètres->Tous les paramètres->Chambres->Chambres.
- ouvrez/éditez l'unité de la chambre souhaitée
- tapez ou sélectionnez le secteur dans le champ "Secteur Housekeeping".
Crédits Housekeeping
Outre l'application de crédits aux activités et aux programmes d'activités, vous devez appliquer des "crédits journaliers par femme de chambre". Cela est nécessaire si vous souhaitez utiliser l'option de prévision fournie par le module, à savoir le nombre de femmes de chambre dont vous aurez besoin en fonction des tâches pour le(s) jour(s).
Pour configurer les crédits des femmes de chambre, accédez au menu Paramètres->Tous les paramètres->Housekeeping->Crédits Housekeeping:
- Crédits journaliers par défaut par femme de chambre (1) - entrez les crédits par femme de chambre pour une journée. Si vous utilisez l'approche 1 crédit=1 minute, alors pour une journée de travail réelle de 6 heures d'une femme de chambre, entrez 360.
- Algorithme (2) - sélectionnez l'algorithme à utiliser pour l'attribution automatique des tâches.
- Ordre fixe - Cet algorithme donne la priorité à l'ordre des secteurs Housekeeping ; cependant, il arrive que les tâches ne soient pas attribuées de manière égale aux femmes de chambre.
- Optimal - Il s'agit d'un algorithme vous permettant de tirer parti de la répartition égale des tâches entre les femmes de chambre, mais il arrive qu'elles reçoivent des tâches dans des secteurs housekeeping différents.
Remarque: testez les deux méthodes de répartition et choisissez celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez changer de méthode à tout moment.
Programmes d'activités Housekeeping
Une fois que vous avez terminé ce qui précède, complétez la configuration du Housekeeping en créant des programmes d'activité. Veuillez consulter CET article pour obtenir toutes les informations.