Paramètres du check-in en ligne

L'application Check-In en ligne est extrêmement rapide et facile à configurer. sélectionnez Web->Paramètres de check-in en ligne dans le menu de navigation afin de lancer les configurations.

Les étapes

Le check-in en ligne comporte quatre écrans fonctionnels et un écran de démarrage. L'idée des écrans disponibles est de rassembler les informations les plus importantes de façon rapide et conviviale, afin que l'enregistrement soit rapide et sans complications pour le client.

Vous avez la possibilité de personnaliser la structure de chaque étape et de configurer le fonctionnement des opérations.

1. Le démarrage

Pour que votre enseigne se démarque, nous avons ajouté une page "Démarrage" dédiée pour accueillir les utilisateurs. Elle apparaît pour une courte durée, peut se présenter sous la forme d'un logo statique, d'une image animée (par exemple, un GIF) ou d'une image avec du texte. C'est l'écran initial que le client verra. Vous pouvez placer votre logo dans la section "Images"(7).

2. Bienvenue

L'écran d'accueil contient les informations les plus importantes concernant la réservation : numéro, dates d'arrivée et de départ, prénom et nom du client "principal". Vous avez la possibilité de personnaliser cet écran avec une image de fond. Vous pouvez la placer dans la section "Images"(8).

3. La carte

Vous pouvez demander aux clients de fournir en toute sécurité les informations relatives à leur carte de crédit dans le cadre de l'enregistrement en ligne. Cet écran est facultatif et doit être activé:

• "Carte de crédit requise "(4) de la section "Comportement" active la collecte des informations relatives à la carte de crédit. Le fonctionnement de l'écran est le suivant:
  • Si une carte de crédit est déjà enregistrée dans la réservation, le client peut choisir de l'utiliser à des fins de check in en ligne ou saisir les informations relative à une autre carte de crédit;
  • Les cartes OTA virtuelles ne sont pas proposées ici et le client doit saisir les informations relatives à sa propre carte de crédit;
  • Si aucune carte n'est enregistrée dans la réservation, le client est amené à saisir les détails d'une carte valide pour finaliser le processus;
  • Si l'hôtel utilise un processeur de paiement intégré, la carte sera tokénisée;
  • Si l'hôtel n'utilise pas de processeur de paiement intégré, les données sont stockées dans le coffre-fort Clock CC.
• Exiger le paiement des folios (5) - activez cette option si vous souhaitez que les clients règlent leur solde lors de l'enregistrement. Veuillez noter que s'il y a plusieurs folios impayés, les clients devront payer chacun d'entre eux. Veuillez noter que les folios "cachés dans le portail libre-service" ne seront pas affichés ici. Les clients peuvent utiliser une carte déjà enregistrée ou entrer les détails d'une nouvelle carte pour le paiement. Veuillez noter que les cartes virtuelles OTA ne seront pas proposées ici. Vous pouvez exclure certaines réservations de cette obligation en utilisant l'option "Options de garantie exclues du paiement" (6). Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs options de garantie et les réservations créées avec l'une d'entre elles seront exclues de l'obligation de paiement.

• L'image d'en-tête de l'écran Carte de crédit peut être sélectionnée dans la section "Images" (9).

4. Image du passeport/carte d'enregistrement

À cette étape, le client est invité à remplir sa carte d'enregistrement. Les données qui seront demandées dans la carte d'enregistrement sont contrôlées par les configurations de la section "Champs du profil du client" des paramètres généraux. Si l'un des champs obligatoires n'est pas rempli, le client ne pourra pas procéder à l'enregistrement et le système indiquera les informations manquantes. Les paramètres d'écran possibles sont les suivants:

• Carte d'enregistrement pour chaque adulte(1) de la section "Comportement" - détermine s'il faut remplir une carte d'enregistrement pour la chambre ou une carte d'enregistrement pour chaque adulte;
• Le client peut remplir manuellement la carte d'enregistrement (3) de la section "Fonctionnement" - détermine si le client aura la possibilité de remplir manuellement la carte d'enregistrement;
• Utiliser le processeur d'identification (scanner de passeport) (2) de la section " Comportement" - détermine si le service de processeur d'identificationest utilisé pour remplir la carte d'enregistrement (il est nécessaire que le service de processeur d'identification soit activé pour votre compte). Le service le processeur d'identification utilise les images des documents d'identité. Si seule cette option est sélectionnée, les clients ne peuvent pas renseigner leur carte manuellement mais doivent prendre une photo de leur pièce d'identité.

  Les deux méthodes de remplissage de cartes d'enregistrement peuvent être utilisées en parallèle. Si les deux options sont activées, le client choisit la méthode de remplissage qu'il préfère.

  • Image d'en-tête de l'écran du passeport -  elle peut être sélectionnée dans la section
    "Images" (10).

5. Image de la signature

Les clients ne peuvent pas terminer le processus d'enregistrement en ligne sans avoir effectué cette étape. Le client se retrouve face à la politique de l'hôtel (termes et conditions) qui est saisie dans la section "Langues et textes->Confirmation de réservation - Politique de l'hôtel". Les réglages possibles pour cette étape sont uniquement l'image d'en-tête de l'écran Signature "(11) dans la section "Images".

*Sélectionnez l'image souhaitée et confirmez par le bouton indiqué.

Personnaliser la Vue

Vous disposez de plusieurs options pour personnaliser le design de l'application afin de refléter l'identité de votre marque:

• Option permettant d'activer le thème sombre (12);
• Option pour les commandes et les boutons arrondis (13) - si elle n'est pas sélectionnée, des coins de boutons pointus seront utilisés;
• Couleur de la marque (14) - sélectionnez une couleur pour les boutons et les divers accessoires;
• Couleur de l'écran de démarrage (15) - sélectionnez une couleur de fond pour l'écran de démarrage;

Utilisez la section "Aperçu" pour voir comment la modification des paramètres affecte l'affichage de votre application Check-In en ligne. Sauvegardez tous les paramètres avant de quitter l'écran.

Lien d'accès à l'application Check-In en ligne

Pour que vos clients puissent utiliser l'application, vous devez leur fournir un lien d'accès. Pour chaque réservation, le système génère un lien unique. Pour ce faire, vous devez inclure le lien dans un e-mail à envoyer aux clients. Nous avons ajouté un script prêt à l'emploi à incorporer dans les modèles d'e-mail prédéfinis via la fonction Guest Mailer.