Les folios de dépôt sont conçus pour refléter les paiements anticipés des clients. Ils sont gérés pour les réservations, les entreprises et les événements. Une fois le paiement enregistré, vous pouvez clôturer le folio et émettre une facture. Les services ne peuvent pas être chargés sur le folio de dépôt. Les services utilisés sont chargés sur les folios de réservation standard, d'entreprise et d'événement. Les montants des folios de dépôt peuvent être utilisés pour payer les services facturés dans les folios standard. Les soldes des folios de dépôt sont suivis dans les rapports.
Création d'un folio de dépôt et enregistrement d'un dépôt
Quel que soit le modèle de dépôt choisi, les étapes de création du folio de dépôt et d'enregistrement du dépôt sont les mêmes.
1.folio de dépôt dans une réservation
- Localisez la réservation et ouvrez-la pour l'examiner ;
- Sélectionnez le bouton "Ajouter un folio de dépôt" dans la section "Tarifs et folio" ;
- Dans le folio nouvellement créé, sélectionnez le bouton "Nouveau paiement" (5) et saisissez le montant payé ;
- Fermez le folio pour émettre une facture, cliquez sur "Émission->Fermeture" (1) ;
Remarque: Pour émettre une facture pour le dépôt, vous êtes tenu d'avoir un modèle de facturation prédéfini du groupe de revenus "Dépôt pré-facturé". Si vous acceptez des dépôts pour des services à des taux d'imposition différents, vous devez préparer un modèle distinct pour chaque taux. Pour plus d'informations, voir "Modèles de facturation".
2. Folio de dépôt d’une société
- Localisez et ouvrez la société à examiner ;
- Dans la section "Folios", sélectionnez le bouton "Ajouter un folio de dépôt" ;
- Suivez les mêmes étapes que pour la réservation afin d'ajouter un paiement et émettre une facture.
3. Folio de dépôt d'événement
- Trouvez l'événement et ouvrez-le pour l'examiner.
- Dans la section "Folios", sélectionnez le bouton "Ajouter un folio de dépôt" ;
- Suivez les étapes ci-dessus pour ajouter un paiement et émettre une facture.
Opérations sur le folio de dépôt
Les opérations de folio de dépôt autorisées sont :
- Annuler le folio de dépôt - exécutée à partir de l'écran du folio, le bouton " Édition->Annuler "(4) - annule l'ensemble du folio et tous les paiements qu'il contient ;
- Correction complète - elle ne peut être appliquée qu'aux folios clôturés, exécutée à partir de l'écran des folios, bouton " Édition->Correction complète " (3). Un folio de correction est créé pour le montant total du dépôt. Pour activer le folio de correction, sélectionnez le bouton " Édition->Clôture "(1). Un paiement négatif doit être ajouté au folio de dépôt principal. Utilisez l'option d'annulation lorsque vous devez restituer le montant total au client ;
- Ajustement de dépôt - vous pouvez appliquer le bouton " Édition -> Ajustement de dépôt " (2) uniquement aux folios fermés. Il vous permet d'émettre un folio correctif (un folio négatif ou positif). La fonctionnalité n'est active que si le folio de dépôt n'est pas équilibré, c'est-à-dire que lors de sa clôture, un nouveau paiement a été ajouté (un paiement positif ou négatif). En fonction du type de modification, le système émet et clôture le folio de correction contenant la charge positive ou négative correspondante. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité dans les cas où vous devez rembourser une partie du montant au client ;
- Annuler le paiement - si vous avez commis une erreur de paiement, sélectionnez le bouton "Annuler" (6) sur la ligne du paiement correspondant, dans l'écran du folio de dépôt ;
Rapports
Pour suivre facilement les opérations de dépôt et leur statut, nous avons fourni les rapports nécessaires. Vous pouvez accéder à ces rapports en allant dans la barre de navigation et en sélectionnant Rapports->Tous les rapports. L'info des folios de dépôt que vous pouvez trouver dans:
- Rapport de paiement - info détaillée des paiements, enregistrés dans les folios de dépôt ;
- Rapport sur les folios fermés - informations détaillées sur les folios de dépôt fermés ;
- Rapport de synthèse des folios fermés - informations résumées des folios de dépôt fermés ;
- Registre des dépôts - informations détaillées sur les mouvements des folios de dépôt ;
- Balance générale - info résumée du mouvement des folios de dépôt ;
- Rapport sur les dépôts restants - informations détaillées sur les montants disponibles dans les folios de dépôt.