Conditions de garantie

Les conditions de garantie sont un élément très important dans le fonctionnement correct et automatisé de Clock PMS+ ainsi que de vos opérations dans leur ensemble. Les conditions de garantie de Clock PMS+ sont utilisées pour:

• Calculer le prépaiement requis (le cas échéant).
• Définir comment les réservations peuvent être payées dans votre BookDirect (WRS).
• Permettre aux clients de garantir leur réservation dans le portail MyBooking (SSP).
• Appliquer le calcul et la comptabilisation automatiques des frais d'annulation.
• Communiquer les conditions de garantie et d'annulation au client.
• Être utilisé pour filtrer les réservations dans certaines fonctionnalités de Clock PMS+ (Autopilote de paiement ; Courrier des clients).
• Vous informer des réservations en retard sur leur garantie (voir 'Période de garantie' ci-dessous).

Spécificités

• Les réservations créées sur BookDirect (WRS) sont automatiquement garanties car, pour que les clients puissent compléter la réservation, ils doivent remplir les conditions de la garantie (par exemple, fournir les détails de la carte ou fournir les détails et effectuer le paiement).
• Le seul cas où une réservation créée sur BookDirect (WRS) ne sera pas garantie est celui où la réservation est créée sur une condition qui autorise le paiement par virement bancaire (garantie bancaire). Un utilisateur devra marquer manuellement la réservation comme garantie une fois que le montant requis est transféré sur votre compte bancaire par le client.
• Les réservations effectuées par les OTA (créées par le gestionnaire du canal) seront automatiquement garanties si les détails de la carte sont disponibles (collectées et envoyées par l'OTA). Veuillez noter que la majorité des réservations effectuées par l'intermédiaire des OTA contiennent les détails de la carte.
• Les clients dont les réservations ne sont pas garanties peuvent garantir leur réservation via le portail MyBooking (SSP). Pour que cela soit possible, l'option de garantie doit offrir des services de paiement par le biais d'un fournisseur de paiement pris en charge. Si vous n'utilisez pas/ne pouvez pas utiliser un fournisseur pris en charge, utilisez le service de paiement " Carte de crédit " pour pouvoir au moins collecter les détails de la carte via le portail.
• Si vous utilisez le pilote automatique de paiement, les conditions de garantie peuvent jouer un rôle essentiel dans les tâches de paiement que vous définissez. Par exemple, si l'une de vos politiques est : 20 % de paiement au moment de la réservation et le reste à payer 2 jours avant l'arrivée, vous pouvez définir une tâche de paiement qui facturera les 80 % restants, 2 jours avant l'arrivée uniquement les réservations sur cette politique.
• Les réservations créées manuellement sont non garanties par défaut, sauf si elles sont marquées comme garanties par l'utilisateur qui crée la réservation.
• Les conditions de garantie doivent être liées aux tarifs.

Ajout / modification d'une condition de garantie

Le nombre de conditions de garantie que vous pouvez créer dans Clock PMS+ n'est pas limité. Chacune d'entre elles peut être destinée à des cas différents.

Pour ajouter/modifier une condition de garantie, allez dans Paramètres-> Tous les paramètres->Réservations-> Politique de garantie-> cliquez sur '+' pour en ajouter une nouvelle ou cliquez sur le bouton "modifier" au début de la ligne concernée.

• Nom (1) - Spécifiez le nom de la politique (par exemple, " Politique de garantie remboursable ", " Politique de garantie non remboursable ", " Politique de garantie flexible ", " Paiement nécessaire 30 jours avant l'arrivée ", etc.) Le nom est principalement utilisé par le système. Vous pouvez définir ultérieurement un texte plus clair pour vos clients via le menu Langues et textes.
• Priorité (ascendante) (2) - Un tarif dans Clock PMS+ peut avoir plusieurs saisons avec une condition de garantie différente applicable à celles-ci (par exemple, la basse saison a une politique flexible de 50% ; la haute saison a une politique flexible de 100%). La 'Priorité' définit quelle condition de garantie sera utilisée en priorité en cas de réservation de séjours sur deux saisons (par exemple, arrivée en basse saison, départ en haute saison). Saisissez une valeur numérique dans l'ordre croissant (le chiffre le plus élevé a la priorité absolue).
• Conditions d'annulation (3) - Cette fonction vous permet d'automatiser le processus de calcul et de facturation des frais d'annulation. La condition sélectionnée sera appliquée en cas d'annulation de la réservation. Vous trouverez plus de détails dans l'article sur les conditions d'annulation.
• No guarantee required (4) - sélectionnez cette option si vous n'avez besoin d'aucune garantie pour les réservations effectuées dans le cadre de cette politique de garantie (pas d'acompte, pas d'informations sur la carte). À la dernière étape du BookDirect (moteur de réservation), les clients peuvent terminer leur réservation sans avoir à fournir d'informations sur leur carte ni à verser d'acompte.
• Services de paiement (5) - Sélectionnez les services de paiement à appliquer à cette politique. Les services de paiement sont utilisés dans votre portail BookDirect (WRS) et MyBooking (SSP). Ils définissent comment une réservation peut être finalisée : par un paiement en ligne, en fournissant les coordonnées d'une carte de crédit ou par un paiement bancaire hors ligne:

• Carte de crédit: La carte de crédit du client sera collectée et stockée en toute sécurité dans la réservation 

• PayPal Express: le client sera redirigé vers une page hébergée par PayPal. Le module complémentaire PayPal et la configuration de l'interface sont nécessaires
• Worldpay Redirect: le client sera redirigé vers une page hébergée par WorldPay. Le module complémentaire WorldPay et la configuration de l'interface sont requis. 
• Authorize.Net: le client sera redirigé vers une page hébergée par Authorize.net. Le module complémentaire Authorize.net et la configuration de l'interface sont requis. 
• Adyen - Page de paiement hébergée (HPP) - NE PAS UTILISER. 
• API de paiement personnalisée - NE PAS UTILISER.
• Adyen - Tokéniser uniquement - NE PAS UTILISER.
• Adyen - Autoriser et capturer - NE PAS UTILISER.
• Adyen - Autoriser, capturer et tokéniser - NE PAS UTILISER.
• Garantie bancaire: La réservation sera créée sans recueillir de détails supplémentaires auprès du client. Il s'agit de la seule option qui créera une réservation non garantie lorsque la réservation est effectuée via le BookDirect (WRS)
• Chèque-cadeau: Permet au client de garantir la réservation à l'aide d'un bon acheté sur la boutique en ligne de chèques-cadeaux.
• Credit Card tokenization/payment: Cette option utilisera les interfaces des fournisseurs de paiement de Clock PMS+ (WorldLine/SixPayments, Elavon, Stripe, Adyen v2). La configuration de l'interface pour le fournisseur respectif est nécessaire.

Montants des dépôts (fixes + relatifs)

Certaines ou toutes vos conditions de garantie peuvent nécessiter un prépaiement (dépôt). Un dépôt peut contenir un montant fixe et/ou relatif. Vous pouvez utiliser les deux (montant fixe et relatif) ou seulement l'un d'entre eux (fixe OU relatif).

• Montant fixe du dépôt (1) - Indiquez le montant fixe du dépôt qui sera utilisé pour la politique.
• Deposit Relative Amount (2)- Un montant relatif du dépôt peut être basé sur un pourcentage du montant de la réservation et/ou des nuits. Si les deux sont définis, le montant le plus élevé s'applique. Les deux options sont basées sur les groupes de revenus sélectionnés - chambres, forfaits, extra, etc. (2.1).
  • Pourcentage du dépôt (2.2) - Pourcentage du montant de la réservation compilé par les groupes de revenus sélectionnés
  • Nombre de nuits (2.3) - Vous pouvez définir ici le nombre de nuits à comptabiliser comme un dépôt. Le montant des nuits est calculé sur la base de l'option " Prix moyen journalier ". Si cette option est sélectionnée, le dépôt requis sera le prix moyen par nuit basé sur le montant de la réservation. Si cette option n'est pas sélectionnée, le dépôt requis sera le prix des nuits sélectionnées.

Période de garantie

Cette fonction est utilisée dans les cas où une réservation est créée comme non garantie. Utilisez les champs " Maximum de jours après la création de la réservation " et " Minimum de jours avant l'arrivée " pour définir la période après la création de la réservation et/ou la période avant l'arrivée pendant laquelle la réservation doit être garantie.

Voici quelques cas dans lesquels cette fonction est utilisée:

1. Cas 1 - Vous acceptez la "garantie bancaire" sur le BookDirect (WRS). Comme indiqué ci-dessus, le seul cas où une réservation effectuée par l'intermédiaire de BookDirect ne sera pas garantie est celui où la réservation est effectuée dans le cadre d'une politique qui autorise le paiement par virement bancaire (garantie bancaire). Vous pouvez fixer un délai dans lequel le client doit vous transférer le montant. Si vous n'avez pas reçu le virement dans le délai fixé (par exemple, 5 jours après la création de la réservation) et si vous n'avez pas marqué la réservation comme "garantie", la réservation sera automatiquement marquée comme "garantie expirée". Cela vous indiquera que les clients n'ont pas encore effectué le transfert et vous pourrez les contacter pour assurer le suivi.
2. Cas 2 - Votre condition exige les détails de la carte et un prépaiement de 50 % au moment de la réservation. Un client appelle pour réserver, mais n'est pas à l'aise pour fournir les détails de sa carte par téléphone. Votre employé peut créer la réservation, la laisser sans garantie et informer le client qu'il dispose de 5 jours pour se rendre sur le portail MyBooking (dont il peut recevoir l'accès par un e-mail envoyé par votre employé) et fournir les détails et effectuer le paiement en toute sécurité. S'il ne l'a pas fait dans les 5 jours, la réservation sera marquée comme "Garantie expirée", ce qui vous permettra d'en être informé et d'assurer le suivi avec le client.