Mit den Mailings können Sie Ihren Gästen automatisch oder auch manuell verschiedene E-Mail-Vorlagen für verschiedene Zwecke senden. Sie können diese E-Mails verwenden, um die Anzahl der No-Show-Buchungen zu verringern, indem Sie die Gäste an ihre Buchungen und die Funktionen des Self-Service-Portals (z.B. um Stornierungen zu tätigen, Änderungen durchzuführen usw.) erinnern. Zudem können Sie Ihre Gäste zur Nutzung des Self-Service-Portal ermutigen, um Feedback zu hinterlassen oder ihre Erfahrungen in sozialen Netzwerken zu teilen:



Sie können eine neue E-Mail-Vorlage erstellen und einrichten, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  • Gehen Sie über "Sonstiges" - "Einstellungen" zu den "Mailings"
  • Fügen Sie über den Button "Hinzufügen" eine neue Vorlage hinzu.
  • Benennen Sie die Vorlage je nach Verwendungszweck. Der Name der Vorlage kann nach ihrer Erstellung nicht mehr bearbeitet werden.
  • Kein CSS - Verwenden Sie diese Option, um die Aufnahme von Standard-Bootstrap-CSS in Ihre E-Mail-Vorlage zu verhindern. Dies kann nützlich sein, wenn Sie eine gebrauchsfertige Vorlage mit eigenen CSS-Stilen haben.
  • Für den automatischen E-Mail-Versand:
    • Wählen Sie im Feld "Automatisch senden" die Option "Ein", nachdem Sie alle Felder ausgefüllt, den Inhalt der jeweiligen E-Mail erstellt und manuell für eine Testbuchung gesendet haben.
    • Wählen Sie im Feld "Senden am" den Zeitraum für das Senden von E-Mails aus: Datum und Uhrzeit der Buchungserstellung; Anreisetag (die Standardanreisezeit ist 12:00 Uhr); Abreisetag (die Standardabreisezeit ist 12:00 Uhr).
    • Geben Sie im Feld "Zeitspanne" die Anzahl der Stunden ab dem oben ausgewählten Punkt ein, nach der eine E-Mail gesendet werden soll, z.B.:
      • Nach der Erstellung der Buchung - die Anzahl der Stunden nach der Buchungserstellung, nach der eine E-Mail gesendet werden soll. Diese E-Mails werden nur an erwartete Buchungen gesendet.
        Hinweis: Wenn Sie einen Zeitraum von 120 Stunden (5 Tage) festlegen, werden E-Mails am fünften Tag nach der Erstellung der jeweiligen Buchungen gesendet, sofern diese noch erwartet werden.
      • Vor der Anreise - die Anzahl der Stunden vor 12:00 Uhr am Anreisetag. Diese E-Mails werden nur für erwartete Buchungen gesendet. Hinweis: Wenn Sie einen Zeitraum von 120 Stunden (5 Tage) festlegen, erhalten alle in den letzten 5 Tagen erstellten Buchungen keine E-Mail, da der Moment zum Senden der E-Mails verpasst wird. Es wird auch empfohlen, keine sehr kurzen Zeiträume einzugeben, wenn Sie z.B. einen frühen Check-In anbieten. Das heißt wenn Sie ab 8:00 Uhr einchecken, sollten Sie keinen Wert unter 4 Stunden eingeben (12:00 Uhr minus 4 Stunden) 8:00 Uhr). Andernfalls erhalten alle Buchungen mit frühem Check-in keine E-Mail, da die Gäste vor dem Versenden der E-Mail eingecheckt wurden.
      • Bis zur Anreise - die Anzahl der Stunden bis zur Anreise. Im Gegensatz zu "Vor der Anreise" erhalten alle Buchungen, auch die Last-Minute-Buchungen, eine E-Mail, wenn Sie "Bis zur Anreise" auf 120 Stunden (5 Tage) einstellen. Der Versand beginnt 120 Stunden vor Ihrer Anreise, und die Last-Minute-Buchungen erhalten eine E-Mail mit ihrer Erstellung.
      • Nach der Anreise - die Anzahl der Stunden nach der Anreise (geben Sie 0 ein, wenn Sie eine E-Mail sofort nach der Anreise senden möchten, oder geben Sie 24, 48 usw. ein. Auf diese Weise werden E-Mails nach 1, 2 oder mehr Tagen nach der Anreise gesendet). E-Mails werden nur für eingecheckte Buchungen gesendet. 
      • Vor der Abreise - die Anzahl der Stunden vor der Abreise. Wie bei allen restlichen vorlagen werden die Stunden ab 12:00 Uhr (am Abreisetag) zurückgezählt. Beispiel: Wenn Sie möchten, dass die E-Mails am Tag vor der Abreise um 17:00 Uhr gesendet werden, müssen Sie in das Feld "Zeitspanne (Stunden)" folgendes eingeben: 19, d.h. 19 Stunden vor 12:00 Uhr am Abreisetag. Die E-Mails werden nur für Buchungen mit dem Status "Eingecheckt" gesendet.
      • Nach der Abreise - die Anzahl der Stunden nach der Abreise (geben Sie 0 ein, wenn Sie eine E-Mail unmittelbar nach der Abreise senden möchten, oder geben Sie 24, 48 usw. ein. Auf diese Weise werden E-Mails nach 1, 2 oder mehr Tagen nach der Abreise gesendet); E-Mails werden nur für ausgecheckte Buchungen gesendet.
      • Nach der Stornierung - jetzt können Sie den automatischen E-Mail-Versand für stornierte / No-Show Buchungen einrichten.

Wenn Sie einen bestimmten Buchungstyp über die Option zum automatischen Senden filtern möchten:


Hinweis: Wenn ein Filter leer gelassen wird, wird er nicht verwendet, um zu bestimmen, ob eine Nachricht für eine Buchung gesendet wird.
  • Garantiestatus. Mit diesem Filter werden E-Mails nur für Buchungen mit einem bestimmten Garantiestatus gesendet. Nur für erwartete Buchungen verfügbar.
  • Garantierichtlinien. Die E-Mail wird nur für Buchungen mit den ausgewählten Garantierichtlinien gesendet.
  • Zimmerbuchung. Bei der Einstellung JA wird die E-Mail für Buchungen mit einem Zimmerelement (Zimmerkategorie oder Zimmer) gesendet. Wenn NEIN eingestellt ist, wird es nur für Buchungen ohne Zimmerelement gesendet.
  • OTA Buchung. OTA-Buchungen werden über den automatischen Import des Channel-Managers erhalten. Wenn Sie aus irgendeinem Grund eine OTA-Buchung manuell eingegeben haben, können Sie die entsprechenden E-Mails manuell senden.
  • Kreditkarte. Die E-Mail wird an Buchungen mit dem folgenden Kreditkartentyp gesendet (das Herkunftsfeld der Kreditkartendetails). Der Begriff OTA wird für die von den OTAs gesendeten virtuellen Kreditkarten verwendet. Die möglichen Optionen sind:
    • Keine Karte. Die E-Mail wird nur gesendet, wenn bei der Buchung keine Kreditkarte gespeichert ist
    • Nur Gast. Die E-Mail wird nur gesendet, wenn alle Kreditkarten in der Buchung als "Gast" markiert sind.
    • Nur OTA. Die E-Mail wird nur gesendet, wenn alle Kreditkarten in der Buchung als "OTA" markiert sind.
    • Gast und OTA. Die E-Mail wird unabhängig von den Kreditkartentypen gesendet.
  • Verwenden Sie die "Im Hotel ab / Im Hotel bis" Filter, um separat oder in Kombination die Buchungen zu filtern, für die E-Mails gesendet werden sollen, abhängig vom Anreise- und / oder Abreisedatum der Gäste.
  • Mindestaufenthalt und max. Aufenthalt. Erstellen Sie mit diesen Filtern verschiedene E-Mail-Vorlagen, die an Ihre Gäste mit einer längeren oder kürzeren Aufenthaltsdauer gesendet werden sollen: Beide Filter arbeiten auf der Basis "eingeschlossen", d.h. wenn Sie "Mindestaufenthalt = 3" und "max. Aufenthalt = 6" werden E-Mails für die Buchungen gesendet die eine Aufenthaltsdauer von 3, 4, 5 und 6 Nächte aufweisen. Sie können die Filter auch separat verwenden, d.h. nur den minimalen oder maximalen Aufenthalt.
  • Marketing E-Mails akzeptieren. Die E-Mail wird basierend auf den Präferenzen der Gäste für die Marketingakzeptanz gesendet.
  • Bestätigt. Bei der Einstellung JA wird die Nachricht nur für bestätigte Buchungen gesendet. Wenn auf NEIN gesetzt, wird es nur für unbestätigte Buchungen gesendet. Bitte beachten Sie, dass nur die Buchungen aus dem WRS bei der Erstellung automatisch als bestätigt markiert werden.
  • Online eingechecktBei der Einstellung JA wird die E-Mail nur für die Buchungen gesendet, die den Online-Check-in-Vorgang durchgeführt haben. Bei der Einstellung NEIN wird die E-Mail nur für Buchungen gesendet, die dieses Verfahren nicht durchgeführt haben.
  • Verwenden Sie die Filter Eingeschlossene / Ausgeschlossene Firmen, um auszuwählen, an welche Firmen die spezifische Vorlage gesendet werden soll oder nicht.
    • Eingeschlossene Firmen. In diesem Fall wird die Vorlage für die Buchungen der Firmen auf dieser Liste gesendet.
    • Ausgeschlossene Firmen. In diesem Fall wird die Vorlage für die Buchungen aller Firmen außer denen der Firmen auf dieser Liste gesendet.
  • Drücken Sie am Ende auf den grünen Button "Erstellen" und Sie haben die gewünschte E-Mail-Vorlage mit einem geeigneten Namen nun erstellt und eingerichtet


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