Die Schnittstelle verbindet Ihr Clock PMS+ -Konto mit Ihrer QuickBooks Online-Firma. Diese Schnittstelle soll den Buchhaltungsprozess automatisieren und vereinfachen, indem Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und zugehörige Daten mit QuickBooks Online synchronisiert werden. Bitte beachten Sie, dass dies eine Einweg-Synchronisierung ist, bei der Daten von Clock PMS+ in QuickBooks Online aktualisiert werden. In QuickBooks Online vorgenommene Aktualisierungen werden jedoch nicht wieder mit Clock PMS+ synchronisiert.

Voraussetzungen

Um die Schnittstelle nutzen zu können, sollte die QuickBooks Online-Integration für Ihr Konto aktiviert sein. Wenn die Integration nicht aktiviert ist, senden Sie bitte eine E-Mail an hello@clock-hs.com.

  • Kontenplan in QuickBooks Online. Richten Sie Ihre Verkaufs / Umsatz-Konten, Zahlungs- / Bankkonten in QuickBooks Online ein, bevor Sie mit der Integration beginnen. Diese Konten werden beim Konfigurieren von Konten im Rahmen der Schnittstellen-Einrichtung benötigt;
  • Deaktivieren Sie die Option "Credits automatisch anwenden" in QuickBooks Online. Die Option "Credits automatisch anwenden" sollte unter "Einstellungen"> "Kontoeinstellungen"> "Erweitert"> "Automatisierung"> "Credits automatisch anwenden" deaktiviert werden. Mit dieser Option wird sichergestellt, dass QuickBooks Online nicht automatisch Credits beantragt.
  • Aktivieren Sie "Benutzerdefinierte Transaktionsnummern" unter "Einstellungen"> "Konten und Einstellungen"> "Verkauf"> "Verkaufsformularinhalt", um sicherzustellen, dass die in Clock PMS+ generierten Rechnungsnummern verwendet werden. Wenn Sie Rechnungen manuell in QuickBooks Online erstellen, wird die Rechnungsnummernfolge nicht gestört.

Konfiguration


Wenn Sie Ihren Buchhaltungsberater noch nicht konsultiert haben, empfehlen wir Ihnen dringend, dies vor Beginn der Integration zu tun.

Konfigurieren Sie die Schnittstelle unter Sonstiges> Einstellungen> Quickbooks-Einstellungen im Abschnitt Erweiterte Einstellungen und führen Sie die folgenden Schritte aus:

  • Wählen Sie "QuickBooks autorisieren" aus, damit Clock PMS+ mit Ihrem QuickBooks Online-Konto kommunizieren kann;
  • Geben Sie Ihre QuickBooks Online-Kontoanmeldeinformationen ein und wählen Sie die Firma aus, für das Sie Daten von Clock PMS+ erhalten möchten. Bestätigen Sie im nächsten Bildschirm die Verbindung mit dem Button "Verbinden";
  • Die Autorisierungserfolgsmeldung wird angezeigt, wenn die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde und Sie den Button "Weiter" auswählen müssen, um mit der Verbindungskonfiguration fortzufahren;
  • Mit der Einstellung für das Exportformular können Sie das Startdatum festlegen, ab dem die Dokumente exportiert werden (Sie können je nach Bedarf sowohl zukünftige als auch vergangene Tage angeben);
  • Dokumenttypen - Wählen Sie aus, welche Dokumenttypen in QuickBooks Online exportiert werden sollen;
  • Ausgabenkonto Mapping - Wenn Sie in Clock PMS+ eine Rückerstattung vornehmen (eine negative Zahlung registrieren), wird diese als Ausgabe an QuickBooks Online übertragen, und Sie müssen ein Ausgabenkonto auswählen, das für jede Währung verwendet werden soll, die Sie in Clock PMS+ verwenden;
  • Steuer Mapping - Sie können die verschiedenen in Clock PMS+ verwendeten Steuern und ihre jeweiligen Steuercodes in QuickBooks Online zuordnen. Sie müssen mindestens die Standardsteuer konfigurieren.
  • Zahlungsarten - Sie können die Zahlungsart und das QuickBooks Online-Konto angeben, in denen die verschiedenen Zahlungsarten und Währungskombinationen berücksichtigt werden. Konfigurieren Sie mindestens die Standardzahlungen.
  • Umsatzgruppe - Wenn die Dokumente an QuickBooks Online übertragen werden, sollten die richtigen Artikel verwendet werden. Hier können Sie festlegen, welche QuickBooks Online-Artikel für die in der Rechnung enthaltenen Leistungen verwendet werden sollen, basierend auf ihrer Umsatzgruppe und -kategorie.

Wie es funktioniert

Sie können Daten über Sonstiges> Berichte> Datenexport> Quickbooks-Export in QuickBooks Online exportieren und auf den Button "Exportieren" klicken. Clock PMS+ exportiert Daten für den Zeitraum seit Ihrem letzten Export bis jetzt in QuickBooks Online. Wenn dies Ihr erster Export ist, ist das Startdatum des Zeitraums dasjenige, das Sie in den Schnittstelleneinstellungen konfiguriert haben. Wenn Sie einen Zeitraum überspringen müssen, können Sie ein neues Startdatum festlegen, das anstelle des Datums der letzten Exportsitzung verwendet wird.

Die folgenden Clock PMS+ -Vorgänge werden auf QuickBooks Online übertragen:

  • Folio schließen: Wenn ein neues Dokument aus den von Ihnen für die Übertragung ausgewählten Typen ausgestellt wird, wird es in QuickBooks Online als neue Rechnung angezeigt.
  • Korrekturfolio schließen: Clock PMS+ verarbeitet zwei Arten von Korrekturfolios (positiv und negativ):
    • Positive Korrekturfolios werden als neue Rechnungen übertragen.
    • Negative Korrekturfolios werden als Gutschriften übertragen. Im Abschnitt "Private Notiz" der Gutschrift finden Sie Informationen zur gutgeschriebenen Rechnung. Wenn der Wert des Korrekturfolios gleich oder größer als der fällige Betrag der gutgeschriebenen Rechnung ist, wird die Gutschrift automatisch der gutgeschriebenen Rechnung in QuickBooks Online zugeordnet.
  • Folio stornieren: Wenn Sie ein Folio in Clock PMS+ stornieren, wird es auch in QuickBooks Online storniert. Wenn das stornierte Folio bereits bezahlt ist, wird auch die entsprechende Zahlung storniert. Bitte beachten Sie, dass STORNIERT von der QuickBooks Online-API nicht unterstützt wird. Wenn Sie ein negatives Korrekturfolio stornieren, sollte es manuell verarbeitet werden.
  • Zahlung: Zahlungen werden erst nach dem Schließen des zugehörigen Folios an QuickBooks Online übertragen. Die vor dem Schließen des Folios eingezogenen Zahlungen werden zusammen mit dem Folio exportiert, wenn es geschlossen wird. Alle Zahlungen, die an geschlossene Folios gesendet werden, werden bei der nächsten Exportsitzung entsprechend exportiert.
  • Zahlung mit negativem Wert: Wenn Sie eine negative Zahlung für ein Folio registrieren, wird diese auch an QuickBooks Online übertragen. Da QuickBooks Online keine Zahlungen mit negativem Wert unterstützt, werden sie als Ausgaben erstellt.
  • Zahlung stornieren: Aus verschiedenen Gründen müssen Sie möglicherweise eine Zahlung in Clock PMS+ stornieren. Eine stornierte Zahlung mit positivem Wert wird ebenfalls an QuickBooks Online übertragen. Wenn Sie die negative Zahlung stornieren, werden auch die in QuickBooks Online erstellten Ausgaben gelöscht.

Besonderheiten und Einschränkungen

Aufgrund der Besonderheiten von QuickBooks Online gibt es einige Logiken und Einschränkungen, die Sie bei der Verwendung der Schnittstelle berücksichtigen müssen:

  • Jeder Kunde in QuickBooks Online kann nur eine Währung verwenden. Da Sie in Clock PMS+ möglicherweise mehrere Währungen haben und diese für jeden Ihrer Kunden verwenden, haben wir die folgende Logik für die Kundenerkennung und -erstellung in QuickBooks Online implementiert. Vor der Übertragung von Kundendaten (Dokumente, Zahlungen) an QuickBooks Online prüfen wir zunächst, ob die Kundennummer und die verwendete Währung (z.B. Firma LTD / USD) vorhanden sind, und verwenden diese in diesem Fall für die Übertragung. Wird der Kunde nicht gefunden, erstellen wir in QuickBooks Online einen neuen Kunden und verwenden ihn.
  • Gutschrift Notiz STORNIERT wird von der QuickBooks Online-API nicht unterstützt und sollte manuell verarbeitet werden.
  • Da die Zahlungen in QuickBooks Online in der Rechnungswährung erfolgen müssen, müssen Sie Zahlungen nur in der Währung des Folios in Clock PMS+ registrieren.
  • Zahlungen, die in Clock PMS+ zwischen Folios übertragen werden, werden nicht verarbeitet.
  • Wenn Sie eine negative Zahlung in Clock PMS+ registrieren, wird diese in QuickBooks Online als Ausgabe angezeigt. Wenn Sie diese Zahlung stornieren, wird sie aus QuickBooks Online gelöscht, da die Stornierung der Ausgaben nicht unterstützt wird.
  • Wenn Sie Anzahlungsfolios in Clock PMS+ verwenden, werden die in den Anzahlungsfolios registrierten Zahlungen sowie der Abschluss des Anzahlungsfolios an QuickBooks Online übertragen. Aufgrund von Strukturunterschieden bei Clock PMS+ und QuickBooks wird die Übertragung von Online-Anzahlungen auf Folios nicht behandelt und muss in QuickBooks Online manuell abgeglichen werden!
  • In einigen Fällen können Rundungsunterschiede aufgrund von Neuberechnungen von Beträgen auftreten, nachdem diese in QuickBooks Online exportiert wurden.