In Clock PMS+ können Sie auch mit Anzahlungen (Deposits) arbeiten. Sie können sie einfach als Zahlungen registrieren oder Anzahlungsfolios erstellen. Die auf diesen Folios verzeichneten Anzahlungen können zur Zahlung verschiedener Leistungen für die Folios der Gäste verwendet werden.


Wenn die Ausstellung einer Rechnung für eine eingegangene Anzahlung nicht erforderlich ist, sollten Sie auf Punkt 1 verweisen. Dies ist das einfachere Verfahren, wenn eine Anzahlung eingeht. Und wenn Sie eine Rechnung für eine erhaltene Anzahlung ausstellen müssen, sollten Sie auf Punkt 2 verweisen.

1. Anzahlungen als Zahlungen in Clock PMS+ ausweisen

Anzahlungen für die Begleichung bestimmter Leistungen können einfach als Zahlungen in Clock PMS+ ausgewiesen werden. Weitere Informationen zur Verbuchung von Zahlungen finden Sie hier: Folios - Zahlungen.


Hinweis: Obwohl Sie keine Anzahlungsrechnung ausstellen können, können Sie das Folio mit dem Eingang der Anzahlung dennoch ausdrucken.

2. Anzahlungsfolios

Anzahlungsfolios werden verwendet, um von Kunden erhaltene Anzahlungen zu registrieren und eine Rechnung für diese eingegangenen Anzahlungen auszustellen. Die Anzahlung kann dann zur Zahlung der Leistungen verwendet werden.

2.1. Anzahlungsfolio erstellen, Registrierung von Anzahlungen und dessen Ausstellung 

  • Klicken Sie in der Buchungsmaske auf den Button "Anzahlungsfolio hinzufügen", um ein Anzahlungsfolio zu erstellen
  • Klicken Sie im neu erstellten Bildschirm des Anzahlungsfolio auf den Button "Neue Zahlung", um eine Anzahlung als Zahlung aufzuzeichnen. Geben Sie im Popup-Fenster "Zahlung" Folgendes ein:
    • Wert der Anzahlung und die Währung
    • Zahlungsart (und Mittel)
    • Referenztext
  • Klicken Sie auf "Zahlung erstellen"
  • Klicken Sie für eine Anzahlungsrechnung im Anzahlungsfolio auf den Button "Ausstellen"
  • Wählen Sie "Folio schließen (Rechnung)", um eine Anzahlungsrechnung mit allen erforderlichen Informationen auszustellen
  • Im Popup-Fenster geben Sie folgendes ein:
    • Beschreibung der Anzahlung im Textfeld: z.B.: Anzahlung für Buchungs# 358; Anzahlung für Firmenmeeting am 10. Oktober usw.
    • Zutreffender Steuerprozentsatz für die Anzahlungsrechnung
    • Wählen Sie eine Umsatzkategorie. Die Umsatzkategorie gehört zur Umsatzgruppe "Anzahlungen (deposits)"
    • Klicken Sie auf den Button "Ausstellen"


Hinweis: Die Anzahlungsrechnung kann auch per E-Mail an den Kunden gesendet werden.

Ergebnis:

  • Sie können alle Anzahlungsrechnungen für einen bestimmten Zeitraum unter "Steuerung" - "Geschlossene Folios" verfolgen.
  • Anzahlungen werden im Zahlungsbericht ausgewiesen.
  • Im Bericht "Umsatzübersicht" können Sie sehen, dass die Anzahlung für eine vorab in Rechnung gestellte Leistung anhand der Umsatzgruppe "Anzahlungen" mit der entsprechenden Steuer erfasst wurde. Dies erfolgt zu Steuerzwecken.

2.2. Verwenden von Anzahlungsfolios für Zahlungsvorgänge:

  • Öffnen Sie ein Folio in einer Buchung
  • Klicken Sie auf den Button "Anzahlung einholen" innerhalb des Zahlungsabschnitts
  • Wählen Sie ein Anzahlungsfolio aus der Buchung, falls verfügbar, oder aus einer anderen Buchung oder Firma
  • Geben Sie im Popup den zu übertragenden Betrag ein
  • Klicken Sie auf den Button "Übertragen"

Ergebnis:

  • Auf dem Ziel-Folio wird eine positive Übertragung der Anzahlung erfasst. Eine negative Übertragung der Anzahlung wird im Quell-Folio registriert. Auf diese Weise bleibt die Zahlungsbilanz erhalten (die Mittel wurden von einem Folio auf ein anderes übertragen).
  • Diese positiven und negativen Übertragungen von Anzahlungen werden im Abschnitt "Übertragung (intern)" des Zahlungsberichts als Zahlungen von und zu Folios angezeigt.
  • Wenn eine Anzahlung für die Zahlung von Leistungen für die Gäste Folios verwendet wird, wird automatisch ein Korrekturfolio erstellt. Dies erfolgt zu Steuerzwecken. Dieses Korrekturfolio ist eine Gutschrift für die Anzahlungsrechnung, die mit der Registrierung der Anzahlung in Clock PMS+ ausgestellt wird. Das Korrekturfolio (Gutschriftrechnung) hat nur eine Leistung. Es gehört zur Gruppe der vorab in Rechnung gestellten Anzahlungen und entspricht dem übertragenen Betrag. Somit wird der Wert des erfassten Umsatzes, der zur Gruppe, der vorab in Rechnung gestellten Anzahlungen gehört, verringert.

3. Zahlungen die durch die Option "Anzahlung einholen" getätigt worden sind, stornieren

Wenn Sie die Option "Anzahlung einholen" verwendet und eine falsche Zahlung in ein Folio verbucht haben, sollten Sie diese Übertragung der Anzahlung stornieren, um den Anzahlungsbetrag wiederherzustellen.

Übertragungen von Anzahlungen werden in drei Schritten storniert:

  • Stornieren Sie auf dem Bildschirm des Ziel-Folios die Zahlung, die mit der Zahlungsart "Übertragung (intern)" gekennzeichnet ist.
  • Stornieren Sie im Bildschirm des Anzahlungsfolios (Quell-Folio) die negative Zahlung, die mit der Zahlungsart "Übertragung (intern)" gekennzeichnet ist.
  • Stornieren Sie im Bildschirm des Anzahlungsfolios (Quell-Folio) das Korrektur-Folio für den entsprechenden Betrag.

4. Rückerstattung von zu viel bezahlte Anzahlungsbeträge

Clock PMS+ bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Kunden je nach Situation zu viel bezahlte Anzahlungsbeträge zurückzuerstatten:

4.1. Rückerstattung des gesamten Anzahlungsbetrags (die Anzahlung wurde nicht verwendet)

4.1.1 Anzahlungsfolios stornieren

  • Öffnen Sie das Anzahlungsfolio welches storniert werden soll
  • Im Bildschirm des Anzahlungsfolios, klicken Sie auf den Button "Ausstellen" und im Anschluss auf "Stornieren"

4.1.2 Option "Vollständige Korrektur

  • Öffnen Sie das entsprechende Anzahlungsfolio
  • Im Bildschirm des Anzahlungsfolios, klicken Sie auf den Button "Ausstellen" und im Anschluss auf "Vollständige Korrektur"
  • Im Bildschirm des Korrekturfolios, klicken Sie auf den Button "Ausstellen" und wählen "Folio schließen (Rechnung)" aus
  • Kehren Sie zum Bildschirm des Anzahlungsfolios zurück und klicken Sie auf Neue Zahlung, um eine negative Zahlung hinzuzufügen
    • Die negative Zahlung entspricht dem zu erstattenden Anzahlungsbetrag

4.2. Rückerstattung eines zu viel bezahlten Anzahlungsbetrages (nur ein Teil der Anzahlung wird verwendet)

Wenn nur ein Teil einer Anzahlung für die Zahlung einer Gastrechnung ausreicht und der Rest erstattet werden soll, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Öffnen Sie das entsprechende Folio und klicken auf "Anzahlung einholen.."
    • Geben Sie im Popup den gesamten Betrag der verfügbaren Anzahlung aus dem Anzahlungsfolio ein
    • Der Foliosaldo ist negativ und entspricht dem zu erstattenden Betrag
  • Klicken Sie auf den Button "Zahlung hinzufügen", um eine negative Zahlung in Höhe des zu erstattenden Betrags zu verbuchen
    • Geben Sie im Popup die Rückerstattungsmethode im Feld Zahlungsart an
  • Klicken Sie im Folio-Bildschirm auf den Button "Ausstellen" und wählen Sie "Folio schließen (Rechnung)", um eine Rechnung auszustellen