Das Folio ist das Gästekonto oder die Hotelrechnung. Wenn geöffnet, können Sie Leistungen und Zahlungen von Gästen, Firmen und außerhaus Gäste auf das Folio buchen (Hotelrechnung). Wenn Sie Folios schließen, können Sie diese Endrechnungen für Gastkonten erstellen, und es können keine weiteren Leistungen hinzugefügt werden. Mit Clock PMS+ können Sie auch mehrere andere Vorgänge mit den Folios ausführen.

1. Neues Folio

1.1. Buchungs Folios

Mit der Erstellung einer Buchung wird auch im Bereich Rate and Folios der Buchungsmaske ein entsprechendes Folio generiert. Mit einem für die Buchung festgelegten Zimmerpreis berechnet Clock PMS+ automatisch die Zimmergebühren für den Aufenthalt des Gastes und bucht sie in diesem Folio. Sie können auch zusätzliche Folios erstellen:

  • Klicken Sie in der Buchungsmaske auf den Button "Folio hinzufügen"
  • Die Anzahl der für eine Buchung zu erstellenden Folios ist unbegrenzt.

1.2. Firmen Folios

Sie können Firmen Folios erstellen, d.h. mit Firmen verknüpfte Folios, und diese so verwenden, wie Sie Buchungs Folios verwenden:

  • Öffnen Sie ein Firmenprofil
  • Klicken Sie im Abschnitt Folio auf den Button "Folio hinzufügen"
  • Mit diesen Folios können Sie Zahlungen und Leistungen für diese Firma verbuchen

1.3. Außerhaus Folios

Mit Clock PMS+ können Sie Folios für nicht ansässige Hotelgäste erstellen, d.h. Gäste, die nicht in Ihrem Hotel übernachten:

  • Klicken Sie auf den Button "Sonstiges" in der Navigationsleiste
  • Wählen Sie "Folios ohne Zimmer"
  • Klicken Sie auf dem externen Bildschirm des Kunden Folios auf "Folio hinzufügen", um ein neues Folio zu erstellen
  • Jetzt können Sie außerhaus Gäste belasten und Zahlungen von ihnen erfassen

2. Folios schließen

In Clock PMS+ ist es sehr einfach, eine Rechnung oder eine geschlossene Rechnung zu erstellen. Sie müssen lediglich das offene Folio schließen, da keine weiteren Leistungen hinzugefügt oder geändert werden können. Nach dem Schließen wird das Folio zu einem Dokument.

  • Öffnen Sie das Gast Folio, welches geschlossen werden soll
  • Klicken Sie auf den Button "Ausstellen"
  • Wählen Sie "Schließen" und ein Popup-Fenster mit allen verfügbaren Dokumenttypen wird geöffnet.


Hinweis: Durch Auswahl der Option "Schließen" im Popup-Fenster (falls verfügbar) wird das Folio ohne Dokumenttyp geschlossen.


Sie können alle geschlossenen Folios für einen bestimmten Zeitraum unter "Steuerung" im Bericht "Geschlossene Folios" verfolgen.


In Clock PMS+ gibt es auch ein automatisches Schließen der Folios einer Buchung mit ihrer Abreise. Beim Auschecken einer Buchung werden Sie aufgefordert, das automatische Schließen der Folios dieser Buchung zuzulassen. Der Benutzer kann wählen, ob er sie schließen oder offenlassen möchte.


Erinnerung: In geschlossenen Folios können keine Leistungen hinzugefügt oder bearbeitet werden. Dennoch können Sie Zahlungen verbuchen.

3. Folios versenden

3.1. Folio Vorschau, Drucken und Versenden

Mit Clock PMS + können Sie offene oder geschlossene Folios / Rechnungen in der Vorschau anzeigen und senden:

  • Klicken Sie im Folio-Bildschirm auf den Button Vorschau
  • Wählen Sie die Sprache für das Folio aus, in dem es angezeigt werden soll
  • Auf dem Vorschaubildschirm des Folios:
    • Klicken Sie auf den Button "Ansicht", um einen detaillierten oder gruppierten Modus für die Folioanzeige auszuwählen
    • Klicken Sie auf den Button "Drucken", um das geöffnete oder geschlossene Folio / die Rechnung auszudrucken
    • Verwenden Sie den Button "Senden", um das geöffnete oder geschlossene Folio / die Rechnung per E-Mail zu versenden
  • Das offene Folio kann als Proforma-Rechnung verwendet werden

3.2. Folio-Stapeldruck

Sie können nicht nur ein einzelnes offenes oder geschlossenes Folio / eine Rechnung drucken, sondern auch einen Stapel offener oder geschlossener Folios / Rechnungen:

  • Klicken Sie auf "Buchung" in der Navigationsleiste
  • Wählen Sie "Abreisen" aus
  • Klicken Sie im Abreisebildschirm auf "Mehrfachauswahl"
  • Wählen Sie die Buchungen aus, die die zu druckenden offenen oder geschlossenen Folios / Rechnungen enthalten
  • Klicken Sie auf den Button "Folios" und wählen Sie "Druckvorschau".
  • Klicken Sie auf den Button "Drucken"
  • Sie können auch eine Reihe von Folios über die Bildschirme Anreisen, Im Hotel, Buchungssuche drucken

4. Folios stornieren

Wenn ein geschlossenes Folio / eine geschlossene Rechnung nicht korrekt ist, können Sie das gesamte Folio stornieren:

  • Klicken Sie im Folio-Bildschirm auf den Button "Ausstellen" und wählen "Stornieren" aus.
  • Stornierung bestätigen
Hinweis: Durch die Stornierung eines Folios werden alle Leistungen und Zahlungen des Folios ungültig. Es ist nicht gestattet, ein Folio mit Korrekturfolios zu stornieren. Alle zugehörigen Korrekturfolios müssen zuerst ungültig gesetzt werden, dann können Sie das geöffnete Folio stornieren.

5. Korrekturen an geschlossenen Folios/Rechnungen

In Clock PMS + gibt es verschiedene Optionen, um Korrekturen an geschlossenen Folios / Rechnungen vorzunehmen. Sie können das geschlossene Folio / die geschlossene Rechnung in ein neues offenes Folio duplizieren:

a) Duplizieren

  • Öffnen Sie ein geschlossenes Folio
  • Klicken Sie auf den Button "Ausstellen" und wählen "Folio duplizieren" aus
  • Nehmen Sie im neu erstellten Duplikat-Folio die erforderlichen Änderungen in Bezug auf die Leistungen und Zahlungen vor
  • Kehren Sie zum geschlossenen Folio / zur geschlossenen Rechnung zurück und stornieren Sie diese

b) Korrekturfolios

Mit Clock PMS+ können Sie auch Gutschrift- und Nachzahlungsfolios (credit and debit) über Korrekturfolios erstellen. Der Abschnitt Korrekturfolien wird auf den Bildschirmen ungültiger oder geschlossener Folios / Rechnungen angezeigt. Diese Folios können jedoch nur für geschlossene Folios / Rechnungen verwendet werden:

  • Klicken Sie in diesem Abschnitt geschlossener Folios auf den Button "Korrekturfolio hinzufügen"
  • Öffnen Sie das erstellte Korrekturfolio und verbuchen Sie die erforderlichen positiven oder negativen Leistungen
  • Ein Nachzahlungs- oder Gutschriftfolio wird erstellt

c) Vollständige Korrektur

Verwenden Sie die Funktion "Vollständige Korrektur", um ein Korrekturfolio zu erstellen, bei dem es sich um eine Kopie eines geschlossenen Folios / einer geschlossenen Rechnung mit inversen Werten handelt:

  • Öffnen Sie ein geschlossenes Folio / eine geschlossene Rechnung
  • Klicken Sie auf den Button "Ausstellen" und wählen "Vollständige Korrektur" aus
  • Das erstellte Korrektur-Folio wird nach seinem Abschluss wirksam und ist ein Gutschrift-Folio / eine Gutschrift-Rechnung für das gesamte geschlossene Folio / die gesamten geschlossenen Rechnungen.