Mit der Funktion "Gastprofile" in Clock PMS+ können Sie Ihre Stammgäste auf einfache Weise einsehen und den gesamten Kundenverlauf erfassen. Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie doppelte Gasteinträge, indem Sie Gastkontaktdaten direkt aus dem vorhandenen Gastprofil importieren. Mit der Einführung von DSGVO haben wir unseren Ansatz zu den Gastprofile bzw. den Eingabefeldern der Gastprofile erweitert. Sie können die Informationen anpassen, die von Ihren Gästen gesammelt und in dem Verzeichnis sowie den Meldescheinen angezeigt werden.



Setup


Um die Eingabefelder der Gastprofile bearbeiten zu können, gehen Sie über die Navigationsleiste zu "Sonstiges" - "Einstellungen" - "Gastprofil Eingabefelder".


1. Gastprofilfelder definieren

Sie können beginnen, indem Sie die aktuell vorhandenen Gastprofilfelder überprüfen. Es gibt mehrere Systemfelder, die nicht gelöscht werden können. Sie sind in der Liste als gesperrt markiert.


Um ein neues Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button "Neu". Das folgende Fenster wird dann angezeigt.

Name: Geben Sie einen Namen für das neue Feld ein. Dieser Name gilt nur für das Back-End der Anwendung. Sie können den Feldnamen im Abschnitt Sprachen und Texte übersetzen und ändern. Zulässige Zeichen: a-z, '_', 0-9 (aber nicht das erste Zeichen). Beispiel: 'telefon_nummer_2'.


Feldtyp: Es stehen verschiedene Feldtypen zur Auswahl:

  • Text Feld. Das Feld ermöglicht die Eingabe von Text oder numerischen Informationen. Darüber hinaus kann eine Werteliste definiert werden, aus der Sie auswählen können, anstatt die Daten jedes Mal eingeben zu müssen.
  • Numerisches Feld. Dieses Feld dient nur zur Eingabe von Zahlenwerten. Hier können Sie auch eine Liste der zulässigen Werte definieren, aus denen Sie auswählen können, anstatt sie jedes Mal eingeben zu müssen.
  • Datum. Das Feld ist für Datumsangaben vorgesehen, da deren Format vom System überprüft wird.
  • Telefon. Das Feld ist für Telefonnummern vorgesehen, da deren Format vom System überprüft wird.
  • E-Mail. Das Feld ist für E-Mail-Adressen vorgesehen, da deren Format vom System überprüft wird.
  • Land. Ein Feld mit einer Liste der Länder zum Auswählen.
  • Sprache. Ein Feld mit einer Liste der Abonnementsprachen.


Werteliste: Sie können eine Werteliste basierend auf dem Beispiel im obigen Bild einrichten. Dies hängt im Allgemeinen mit einigen benutzerdefinierten Feldern zusammen, die gemäß den örtlichen Gesetzen in Bezug auf das Hotelverzeichnis erforderlich sind.


Wichtig: Wenn Ihre lokale Gesetzgebung (z. B. Polizeiregister) verlangt, dass Sie bestimmte Daten Ihrer Gäste erfassen (z.B. Passnummer, Geburtsdatum usw.), können Sie die entsprechenden Felder als wichtig setzen. Dies gibt Ihnen eine zusätzliche Option, um zu verfolgen, ob alle diese wichtigen Felder von Gästen ausgefüllt werden. Daher kann eine Buchung zunächst nur mit den Kontaktdaten erstellt werden und die restlichen Informationen werden zu einem späteren Zeitpunkt gesammelt: beim Self-Check-In oder beim Check-In an der Rezeption. Mit der Option "wichtig" können Sie auch einfach überprüfen, ob alle erforderlichen Daten eingegeben wurden.


Auf der Anreiseliste befindet sich ein Symbol das Buchungen mit fehlenden wichtigen Daten kennzeichnet. Im Verzeichnis gibt es einen Filter, der alle Gäste mit fehlenden wichtigen Daten anzeigt.


Verschlüsselt: Jedes der Gastprofilfelder kann auch verschlüsselt werden. Mit anderen Worten:

  • Verschlüsselt. Wenn Ihre lokale Gesetzgebung (z.B. DSGVO) einen speziellen Zugriff auf ein Feld erfordert, können Sie dieses Feld verschlüsseln. In diesem Fall hängt der Zugriff darauf von einem bestimmten Benutzerrecht ab: Persönliche Daten: Zugriff. Ein Nachteil von verschlüsselten Feldern besteht darin, dass sie nicht in den Marketing-Segmentierungsberichten verwendet werden können. Beispiele für verschlüsselte Felder: Gastnamen, Telefon, E-Mail, Adresse, Passnummer, Geburtsdatum und andere persönliche Daten.
  • Unverschlüsselt. Der Zugriff auf unverschlüsselte Felder ist einfacher und kann in den Marketing-Segmentierungsberichten verwendet werden. Beispiele für solche Felder: Land, Loyalty Programme, Gast Typ, Marketingquelle und andere zusätzliche Informationen.


Hinweis: Die Felder 'Name', 'Feldtyp' und 'Wichtig' können nach ihrer Erstellung nicht mehr geändert werden. Überlegen Sie genau, welche Informationen darin gespeichert werden und welche Art von Feld es sein sollte.

2. Anordnung, Sichtbarkeit und Anforderung auf den verschiedenen Bildschirmen


Sie können die Felder so anordnen, dass sie Ihren Anforderungen und den geltenden Normen entsprechen. Beispielsweise ist die Anordnung der Adressfelder für die verschiedenen Teile der Welt unterschiedlich. Die Feldanordnung ist für jedes Konto unterschiedlich. Um die Felder anzuordnen, wählen Sie bitte in Abschnitt 2 "Legen Sie die Sichtbarkeit / Anforderung auf verschiedenen Fenstern fest" aus.



Wählen Sie die Sortierreihenfolge für jedes Feld aus. Die Nummern werden in aufsteigender Reihenfolge aufgelistet.


Auf demselben Bildschirm können Sie festlegen, ob und wo ein Feld sichtbar sein soll

  • Kurzes/Langes Gastformular. Wird nur im Back-End verwendet. Zur Vereinfachung werden die Gästedaten zunächst kompakt in der Buchung angezeigt (kurzes Gastformular). Über den Button "Alle Felder anzeigen" (sichtbar, wenn ein Gastprofil erstellt / bearbeitet wird) können Sie festlegen, dass auch die restlichen Felder sichtbar sein sollen (langes Gastformular). Auf diese Weise kann das Formular nicht nur kompakt dargestellt werden, sondern auf Wunsch auch zusätzliche Daten aufweisen. 


Wenn Sie sich dazu entscheiden, dass ein Feld vollständig unsichtbar sein soll, deaktivieren Sie einfach alle Optionen. Die wichtigen Felder sind durch einen kräftigeren grauen Rand gekennzeichnet (das E-Mail-Feld im folgenden Beispiel):

  • Hotelverzeichnis. Wählen Sie es aus, wenn das Feld in dem Hotelverzeichnis aufgenommen werden soll (Navigationsleiste "Buchung" - "Hotelverzeichnis").
  • Druckform. Wählen Sie aus, ob es im Bildschirm "Vorschau / Drucken" des Meldescheins enthalten sein soll. Diese Einstellung ist nützlich, wenn Sie einen Standardmeldeschein verwenden. Bei einem benutzerdefinierten Meldeschein hängen die enthaltenen Felder von der Vorlage selbst ab.
  • Self-Service-Portal. Legen Sie fest, ob ein Feld für die Dateneingabe auf dem Meldescheinbildschirm im Kiosk oder im Self-Service-Portal verwendet werden soll. Wenn Sie das Feld als "Erforderlich" setzen, muss der Gast diese Daten angeben. Wenn das Feld als "Angezeigt" gesetzt wird, ist es zwar sichtbar, aber nicht erforderlich und kann somit auch leer bleiben.
  • WRS. Wählen Sie aus, ob in der letzten Phase des Buchungsvorgangs ein Feld angezeigt werden soll. Nochmals, diese können als "Ausgeblendet", "Angezeigt" oder "Erforderlich" gesetzt werden. 
  • WRS weitere Gäste. Welche Informationen werden für die Gäste der 2., 3. usw. Buchung gesammelt, wenn eine Gruppenbuchung im WRS erstellt wird.
  • Standard. Standardwert für das Feld in allen Bildschirmen.


3. Maskierung der Werte (Anonymisierung)

Durch das System der Maskierung / Anonymisierung von Daten können Sie auswählen, wie Daten auf den meisten Bildschirmen/ Fenstern angezeigt werden sollen. Die Maskierung zielt darauf ab, den Zugang zu personenbezogenen Daten für Mitarbeiter, die keinen solchen Zugang benötigen, und für Orte, an denen solche Daten nicht erforderlich sind, maximal einzuschränken.


Standardmäßig wird die Datenmaskierung auf Vornamen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern angewendet, nicht jedoch auf den Nachnamen. Auf diese Weise werden die Gastdaten fast überall im System folgendermaßen angezeigt: "J Smith, j.sm****@***.com, ****** 456". Wenn Sie möchten, können Sie die Daten, welche maskiert werden sollen, auswählen und ändern. Wenn Sie diese Einstellung ändern, gilt sie für die neu erstellten Profile, und die alten bleiben unverändert, wenn sie nicht bearbeitet und erneut gespeichert werden.

Die Maskierung ist für die folgenden Felder in folgendem Format verfügbar:

  • Vorname – Der erste Buchstabe des Vornamens
  • Nachname - Der erste Buchstabe des Nachnamens
  • E-Mail – Die ersten 4 Zeichen der E-Mail-Adresse. Die maskierte E-Mail sieht folgendermaßen aus: 'j.sm****@***.com'
  • Telefon – Die letzten 3 Ziffern der Telefonnummer. Dies ist eine maskierte Telefonnummer: '******* 456'


Hinweis: Wenn ein Gastprofil erstellt wird, während eine Maskierungsoption aktiv ist, bleiben die Daten in diesem Profil ausgeblendet, auch wenn die Maskierungsoption deaktiviert ist. Wenn die Daten angezeigt werden sollen, bearbeiten Sie das Profil und speichern Sie es ohne Änderungen, um die neuen Maskierungseinstellungen zu übernehmen.

4. Die Aufbewahrungsdauer für Daten festlegen (in Monaten)


Sie können festlegen, wie viele Monate die Gastdaten in Clock PMS gespeichert werden.

 

Zugriffsrechte

  • Wenn ein Benutzer nicht über das Recht "Persönliche Daten: Zugriff" verfügt, aber dennoch über Zugriffsrechte auf das System, Buchungen und andere Bildschirme hat, werden die maskierten Felder (Vor- und Nachname, E-Mail und Telefon) auf die von Ihnen gewählte Weise angezeigt (maskiert oder nicht) und sind für den Benutzer sichtbar. Die restlichen Gastdaten in den verschlüsselten Feldern sind für diesen Mitarbeiter nicht ersichtlich. Damit diese ihre Aufgaben erfüllen können, sind die Bildschirme zwar zugänglich, aber die verschlüsselten Informationen werden jedoch folgendermaßen angezeigt: ****.
  • Wenn der Benutzer über das Recht "Persönliche Daten: Zugriff" verfügt, kann der Benutzer den vollständigen Inhalt der verschlüsselten Felder einsehen. Auf den meisten Bildschirmen werden die Gastinformationen jedoch minimiert und nur die maskierten Felder angezeigt. Die vollständigen Informationen finden Sie auf dem Bildschirm der Buchung selbst und im jeweiligen Gastprofil.
  • Erweiterte personenbezogene Daten: Massenzugriff. Dieses Recht wurde für Bildschirme und Funktionen erstellt, die den Zugriff auf mehrere persönliche Datensätze ermöglichen. Solche Bildschirme sind: das Verzeichnis, verschiedene Datenexporte an die Behörden sowie die API. Durch dieses Recht können Sie die DSGVO-Anforderungen erfüllen, um nur Mitarbeitern Zugriff zu gewähren, die direkten Zugriff auf diese Informationen benötigen.