Мероприятия - Документи за мероприятия

Променена на: Thu, 15 септ, 2022 at 1:17 PM

Print

Както с всяка операция и продажба, документацията заема изключително важно място в процеса. Жизненоважно е да имате цялостни и коректни документи, за да бъде вашият персонал и хотел да бъдат подготвени от една страна и от друга страна да имате документирано всичко, за което сте обсъждали и договорили с организаторите в писмена форма.

По подразбиране в Clock PMS+ имате три типа документа, които можете да използвате, като всеки има собствен предварително подготвен шаблон. Може да прегледате документите от бутона "Преглед" на страницата на мероприятието:

Забележка: Документите през бутона "Преглед" използват вградения и по подразбиране шаблон (създаден от Clock PMS+). Освен това, тъй като е преглед, не можете да редактирате документа. Имате възможност да създадете ваш собствени шаблони на документите и също така да направите промени по тях преди изпращането на клиента/отдела. Вижте повече информация относно това по-долу.

Function Sheet (План на мероприятие)

Планът на мероприятието е предназначен за вашата вътрешна организация на мероприятието.  Дизайнът е добре структуриран чрез представяне на всеки ден на мероприятието на отделна страница. По този начин е по-лесно да видите задачите за съответната дата. Освен това съдържа цялата информация за мероприятието, резервациите за зала и кетъринг проявите, формиращи цялостен източник на информация за вашия персонал.

Banquet Event Order (Оферта за мероприятие)

Banquet Event Order (оферта за банкет) е предназначена за целите на кореспонденцията с клиенти. Съдържа цени, калкулации и суми. За по-голямо удобство на клиентите тя е реализирана като презентация на мероприятието като цяло. Banquet Event Order (BEO) може да бъде считана за оферта на мероприятието, която може да изпратите на организатора. Важно предимство на BEO е, че съдържа цените за блоковете хотелски стаи (ако тарифа/цена е закачена за блока).

Info Invoice (Инфо фактура)

Инфо фактурата е подобна на BEO (офертата за мероприятието), но в много по-компактен формат. Но не съдържа цените за блоковете от стаи.

Раздел "Документи за мероприятие"

Както беше споменато, чрез бутона "Преглед" може само да генерирате документите в нашия вграден шаблон, не можете да изпращате документ по имейл или не може да правите каквото и да е промени по съдържанието. 

Но всички тези действия са възможни чрез раздела "Документи за мероприятие" на страницата на мероприятието.

Този раздел може да бъде използван за няколко цели:

  • генериране на Оферта (BEO) и изпращането й на организатора за преглед и евентуално подписване и плащане на депозит (ако използвате  Онлайн потвърждение на Мероприятие)
  • генерирайте План на мероприятие (Function sheet) и го изпратете, например, на вашия Мениджър/Отдел Мероприятия.
  • генерирайте всеки друг имейли, който сте създали за мероприятия (виж по-долу) и ги изпратете на организатора, поддържайки архив на изпратените имейли на страницата на събитието.
  • документирайте и съхранете (дори без да изпращате на клиента) всяка стъпка от преговорите с клиента, което ви дава история на това как са се променяли изискванията/цените/условията на мероприятието по време на преговорите.

За да генерирате документ, просто щракнете върху бутона '+Добави' в раздел "Документи за мероприятия", изберете шаблона, който желаете да генерирате/изпратите (както вградените, така и ваши собствени шаблони ще бъдат предлагани) и езика, на който шаблонът следва да бъде генериран.

Забележка: Вградените шаблони се превеждат на редица езици (български, холандски, френски, немски, италиански, руски, испански и други). Ако използвате собствени шаблони, погрижете се да ги създадете за всеки от езиците, които използвате .

Щом пристъпите към следващата стъпка, ще можете да добавите информацията за контакт на лицето, за което този документ е предназначен и да добавите вътрешната информация, и/или промените темата. След като щракнете "Създай", документът ще бъде генериран с цялата информация. Можете да правите промени до шаблона на този етап. Щом проверите, че всичко е наред, щракнете върху "Съхрани".

Забележка: Ако имате закачено "Лице за контакт" към мероприятието,  техните данни ще бъдат автоматично попълнени тук. 

Следващият екран ще покаже последният документ, данните за контакт, вътрешното описание и други. Може да го изпратите по имейла на организаторите, да го редактирате, отпечатате или просто да го задържите за вътрешна информация.

Собствени шаблони

Имате гъвкавостта да създавате всички видове съобщения/документи, свързани с мероприятията, които може да използвате вътрешно или за кореспонденция с организаторите. Това може да бъдат ваши собствени версии на нашите вградени документи - BEO and Function sheet или напълно различни шаблони, които покриват вашите нужди.

За да създадете собствени документи, отидете на меню Настройки-> Всички настройки-> Шаблони на документи за мероприятия-> щракнете върху "Добави" и задайте име на шаблона. Веднъж щом запишете, щракнете върху зеления бутон "Шаблони", за да започнете създаването на вашия шаблон.

  • Вътрешен редактор (1) - изберете кой редактор ще използвате, за да създадете вашия шаблон. По принцип препоръчваме използването на 'Visual builder', тъй като е мощен и лесен за употреба инструмент за създаване на шаблони (вижте повече информация по-долу). Традиционният редактор изисква HTML и опит в кодирането.
  • Изберете език (2) - ако предлагате различни езици на вашите гости, може също така да създадете вашите документи за мероприятия на тези езици. Щракнете върху оранжевия бутон, за да изберете за кой език създавате шаблона.
  • Тема на имейла (3) - въведете тема на имейла, която ще бъде използвана при изпращането.
  • Шаблон за текст на съобщение (4) - щракнете върху "Редактиране", за да започнете създаването на вашия шаблон.
  • Приложете Вашите примерни дизайни (5) - може да намерите HTML кода на два документа, които да използвате и в двата редактора - Visual и Традиционния.
  • Пълни структурни примери (6) - допълнителни примери на документи, но които могат да се използват само в традиционния редактор.

Модули за мероприятия в Visual Builder

Както беше посочено в статията за Visual Builder има готови модули, които може просто да приплъзнете и пуснете във вашия шаблон. За да ги използвате, щракнете върху таба "Модули" вляво, скролирайте до раздел "Мероприятия" и приплъзнете и пуснете модула, който желаете да използвате. След това може да приложите промяната към дизайна и изгледа му.

Did you find it helpful? Yes No

Send feedback
Съжаляваме, че не успяхме да бъдем полезни. Помогнете ни да подобрим тази статия с вашите отзиви.

На тази страница