Създаване на резервации за зали за мероприятия
За да резервирате зали за мероприятия, отидете на страницата на мероприятието и клинкете върху бутон '+Добави' в раздел 'Резервации за зала за мероприятия'.
На следващата страница, ще трябва да попълните информацията за резервацията:
- (1) - посочете дали кетъринг проявата е опционална или евентуално отменена.
Забележка: Ако цялото мероприятие е със статус "Опционално" или "Контингент", резервациите за зала за мероприятия могат да бъдат само опционални.
- (2) - въдете начална и крайна дата и продължителност.
Забележка: използвайте опцията "Многодневно" в случаите, когато залата за мероприятие ще бъде заета за 24, 48, 72 и т.н. часа. В случай че мероприятието ще трае няколко дни, но например от 09:00 до 17:00 всеки ден, създайте отделна резервация за всяка дата. Това най-вече се отразява на визуализацията в оферти и Function sheet документи. Ето пример как многодневна резервация за 72 часа ще изглежда в оферта:
- (3) - изберете една или повече зали за мероприятие, като част от резервацията.
- (4) - когато създавате резервация за зала за мероприятие чрез страницата на мероприятието, тези полета ще бъдат автоматично попълнени с профила на компанията и съответното мероприятие.
- (5) - чрез това поле, може да създадете ново мероприятие. Тази функционалност обикновено се използва, когато създавате резервация за зала за мероприятие директно през Календара (вижте ТУК).
- (6) - въведете 'Потвърди до' дата (незадължително). След тази дата, ако статусът на цялото мероприятие е "Негарантирано", резервацията за зала за мероприятие ще бъде маркирана в червено в Календара на залите за мероприятие.
- (7) - изберете Типа проява (незадължително), например Сватба, Конференция, Тиймбилдинг, Събитие за социализиране и т.н. Може да създадете типове прояви от меню Настройки->Всички настройки->Тип проява.
- (8) - изберете каква следва да бъде Подредбата на зала (незадължително), например, U-образна, заседателна зала, класна стая и т.н. Може да създадете подредба на зала от меню Настройки->Всички настройки->Подредба зала.
- (9) - въведете брой на Лицата, които ще присъстват на тази кетъринг проява. Това е важна информация, моля, не пропускайте да я въвеждате.
- (10) - въведете описание на тази резервация за зала за мероприятие. Това описание е налично в стандартния шаблон за оферта и може да бъде използвано във всички персонализирани шаблони на документи, които създавате.
- (11) - въведете вътрешни бележки относно резервацията за зала за мероприятие. Те са видими в стандартния документ "Function sheet", предназначен за вашия персонал.
- (12) - след като създадете дейността, може да го редактирате и създадете задачи, конкретно свързани с тази кетъринг проява.
Добавяне на начисления
До сега видяхте как да създадете резервация за зала за мероприятие и въведете цялата информация, но още не сме разгледали как да добавите начисленията за резервацията.
Важно: Анулирането на резервацията за зала за мероприятие няма да анулира свързаните с нея начисления. Ако начисленията също трябва да бъдат анулирани, ще трябва да го направите ръчно.
След като създадете резервациите, до всяка от тях ще се появи бутон "Начисли":
Просто направете начисленията за съответната резервация. Тези начисления ще бъдат добавени към главното фолио на мероприятието и ще имате разбивка на начисленията и съответната им резервация:
Освен това цялата информация, която сте въвели ще бъде видима в Function sheet документите за резервации за зала за мероприятие.
Може да намерите повече информация относно Function Sheet документите ТУК.
По отношение на госта/клиента имате възможността да ги покажете отделно, както на изображението по-горе или да ги комбинирате заедно. Моля, проверете ТАЗИ статия, която обяснява различните възможности за представяне на начисленията във фолиото на мероприятието.