Рутиране към фолио на Компания/Агент

Променена на: Mon, 17 окт, 2022 at 2:28 PM

Print

Функционалности Прехвърли начисленията за нощувки към Компания/Агент

Когато работите с компании или агенти, много може да ви е нужно да прехвърлите начисленията за нощувки от резервациите към фолио на компания. Това може да произтича от договорка за фактуриране, който имате с тази компания (например фактуриране на всички пристигания от миналия месец) или по други причини.

Тази функционалност ви позволява да пестите време, като зададете на системата автоматично да прехвърля начисленията за нощувки към профила на компанията/агента при създаването на резервацията.

Важно: Функционалността работи само при създаването на резервация. Нищо няма да се случи, ако се използва по време на редактиране на съществуваща резервация.

Прехвърляне на начисления

Понастоящем при употреба на тази функционалност начисленията за нощувка ще бъдат прехвърлени към "най-старото" отворено фолио, което е налично в профила на компанията.

Но тъй като "най-старото" отворено фолио се променя динамично, може да възникнат трудности при одитираното. 

За да адресирате въпроса, може да изберете фолио "по подразбиране"  в настройките на профила на компанията, към което всички тези начисления да бъдат прехвърлени. Изберете го, като отворите и редактирате профила на компанията. В полето "Фолио по подразбиране" изберете вече съществуващо фолио от профила.

Моля, обърнете внимание, че веднъж избрано, не е препоръчително да приключвате фолиото по подразбиране. По-скоро го използвайте като разпределителна точка  - начисленията от резервациите винаги се прехвърлят там, от където може да ги разпределите към конкретно фолио (например, пристигания от миналия месец), което да бъде фактурирано.

Функции "Раздели по Компания" и "Раздели по Агент"

С цел по-добра организация на събирателните сметки на Туроператори, Агенти и Компании, сме създали специален вид трансфер от резервациите - "Раздели по Компания" и "Раздели по Агент".  За разлика от функционалността "Прехвърли начисленията за нощувка към..." , която трансферира начисленията в едно общо фолио на Компания/Агент, при този вид трансфер имате повече контрол върху това къде да се трансферират начисленията. Този подход запазва начисленията максимално дълго в резервацията, където лесно могат да бъдат намерени и одитирани. 

Самият трансфер се извършва автоматично при изпращане на резервациите. За по-голяма гъвкавост, имате възможност и ръчно да инициирате трансфера, преди резервациите да бъдат отбелязани като отпътували.  

Как работи 

  1. При създаване на резервациите избирате профил на компания и една от опциите "Раздели по Агент” или “Раздели по Компания” (според ролята на компанията в резервацията). След запис на резервацията, ще се създат две фолиа - едно за Агента/Компанията с начисленията от тарифата и второ фолио за начисленията на самата резервация.

  1. Когато решите как да оформите общите фолиа на компанията, например по Пристигания, Промоции, Пазари и т.н., създайте тези фолиа в профила на  Компанията.
  2. В резервацията в поле “Трансферно фолио при напускане” можете да избирате измежду всички отворени фолиа (без депозитни и корекционни) на избраната в резервацията Компания/Агент. Тук следва да изберете фолиото, в което да се обобщят начисленията на резервациите след тяхното изпращане.

  1. За да изберете стойност на полето за множество резервации, използвайте Разширеното търсене на резервации. Намерете резервациите и ги изберете така, както желаете да разпределите начисленията им по фолиата на Компанията. Използвайте функцията за масова актуализация, за да зададете Трансферно фолио за избраните резервации, бутон "Фолиа->Трансферно фолио при напускане". По подразбиране във формата се предлага първата компания, избрана в резервация от началото на списъка. 
  2. При изпращане ако за резервацията има избрано Трансферно фолио при напускане, системата ще прехвърли в него начисленията от всички фолиа на резервацията, чийто Получател е същият като на Фолиото за трансфер. Фолиата на резервациите НЯМА да бъдат трансферирани, те трябва да бъдат платени на рецепция.
  3. Особености:
    • Ако  след създаване на резервация, изберете опция "Раздели по Компания" или "Раздели по Агент", начисленията няма да бъдат трансферирани автоматично и ще видите съобщение от типа "Съществуващите начисления НЯМА да се прехвърлят автоматично". Въпреки това опцията ще бъде взета предвид при нови начисления - например при промяна на престоя на резервацията. 
    • Ако във фолиото на Агента/Компанията в резервацията има плащания, то няма да позволи трансфер. Преди изпращане трансферирайте плащанията, където прецените;
    •  Трансферират се само начисления от отворени фолиа;
    • След като остане празно, старото фолио се анулира;
  4. Ако желаете да инициирате трансфера по-рано от изпращане на резервацията, може да направите това от Разширеното търсене. Изберете резервациите за които желаете да изпълните трансфера и изберете функцията “Фолиа->Трансфер към фолио при напускане".

  1. Задаването на трансферно фолио в резервациите изисква потребителското право “Резервация: Изпращане с неплатено фолио”.

За улеснение на процеса по обработка на резервациите, може да използвате следните функции от екран Резервации-Разширено търсене:  

  • Филтър “Без трансферно фолио при напускане - с негова помощ лесно ще откриете всички резервации, за които трансферно фолио все още не е зададено.  
  • Колони "Референтен номер" и "Референтна дата" - за нуждите на ТО договори в полета "Референция дата и номер" в резервацията, може да въведете данните за ваучер номер и дата. Включили сме възможност да изведете данните от тези полета в списъка с резервации. За да изведете колоните, ако не са видими, изберете бутон “Колони” и ги маркирайте.

Did you find it helpful? Yes No

Send feedback
Съжаляваме, че не успяхме да бъдем полезни. Помогнете ни да подобрим тази статия с вашите отзиви.

На тази страница