Рутиране към фолио на Компания/Агент

Функции "Трансфер към основното фолио на Компания/Агент"

Когато работите с компании или агенти, може да ви е нужно да прехвърлите начисленията за нощувки от резервациите към фолио на компания. Това може да произтича от договорка за фактуриране, която имате с тази компания (например фактуриране на всички пристигания от миналия месец) или по други причини.

Тази функционалност ви позволява да пестите време, като зададете на системата автоматично да прехвърля начисленията за нощувки към профила на компанията/агента при създаването на резервацията.

Прехвърляне на начисления

Понастоящем при употреба на тази функционалност начисленията за нощувка ще бъдат прехвърлени към "най-старото" отворено фолио, което е налично в профила на компанията.

Но тъй като "най-старото" отворено фолио се променя динамично, може да възникнат трудности при одитираното. 

За да се справите с това, може да изберете фолио "по подразбиране"  в настройките на профила на компанията, към което всички тези начисления да бъдат прехвърлени. Изберете го, като отворите и редактирате профила на компанията. В полето "Фолио по подразбиране" изберете вече съществуващо фолио от профила.

Моля, обърнете внимание, че веднъж избрано, не е препоръчително да приключвате фолиото по подразбиране. По-скоро го използвайте като разпределителна точка  - начисленията от резервациите винаги се прехвърлят там, от където може да ги разпределите към конкретно фолио (например, пристигания от миналия месец), което да бъде фактурирано.

Функции "Раздели по Компания" и "Раздели по Агент"

С цел по-добра организация на събирателните сметки на Агенти и Компании, сме създали специален вид трансфер от резервациите - "Раздели по Компания" и "Раздели по Агент" .  За разлика от функционалността "Трансфер към основното фолио на..." , която трансферира начисленията в едно общо фолио на Компания/Агент, при този вид трансфер имате повече контрол върху това къде да се трансферират начисленията. Този подход запазва начисленията максимално дълго в резервацията, където лесно могат да бъдат намерени и одитирани. 

Самият трансфер се извършва автоматично при изпращане на резервациите. За по-голяма гъвкавост, имате възможност и ръчно да инициирате трансфера, преди резервациите да бъдат отбелязани като отпътували.  

Как работи 

• При създаване на резервациите избирате профил на компания и една от опциите "Раздели по Агент” или “Раздели по Компания” (1) (според ролята на компанията в резервацията). След запис на резервацията, ще се създат две фолиа - едно за Агента/Компанията с начисленията от тарифата и второ фолио за начисленията на самата резервация.

• Когато решите как да оформите общите фолиа на компанията, например по Пристигания, Промоции, Пазари и т.н., създайте тези фолиа в профила на  Компанията.

• В резервацията в поле “Трансферно фолио при напускане” (2) можете да избирате измежду всички отворени фолиа (без депозитни и корекционни) на избраната в резервацията Компания/Агент. Тук следва да изберете фолиото, в което да се обобщят начисленията на резервациите след тяхното изпращане.

• За да изберете стойност на полето за множество резервации, използвайте Разширеното търсене на резервации. Намерете резервациите и ги изберете така, както желаете да разпределите начисленията им по фолиата на Компанията. Използвайте функцията за масова актуализация, за да зададете Трансферно фолио за избраните резервации, бутон "Фолиа->Трансферно фолио при напускане". По подразбиране във формата се предлага първата компания, избрана в резервация от началото на списъка. 
• При изпращане ако за резервацията има избрано Трансферно фолио при напускане, системата ще прехвърли в него начисленията от всички фолиа на резервацията, чийто Получател е същият като на Фолиото за трансфер. Фолиата на резервациите НЯМА да бъдат трансферирани, те трябва да бъдат платени на рецепция.
• Ако желаете да инициирате трансфера по-рано от изпращане на резервацията, може да направите това от Разширеното търсене. Изберете резервациите за които желаете да изпълните трансфера и изберете функцията “Фолиа->Трансфер към фолио при напускане".
• За улеснение на процеса по обработка на резервациите, може да използвате филтър “Без трансферно фолио при напускане" от екран Резервации-Разширено търсене. Позволява лесно да откриете всички резервации, за които трансферно фолио все още не е зададено.

Особености:

• Ако  след създаване на резервация изберете опция "Раздели по Компания" или "Раздели по Агент", начисленията няма да бъдат трансферирани автоматично и ще видите съобщение от типа "Съществуващите начисления НЯМА да се прехвърлят автоматично". Въпреки това опцията ще бъде взета предвид при нови начисления - например при промяна на престоя на резервацията. 
• Ако във фолиото на Агента/Компанията в резервацията има плащания, няма да се позволи трансфер на начисленията. Преди изпращане премахнете плащането;
• Трансферират се само начисления от отворени фолиа;
• След като остане празно, старото фолио се анулира;

Функция "Трансфер към фолио на Компания/Агент"

Създадохме тази функция, за да автоматизираме и оптимизираме управлението на начисленията на резервации, свързани с Компании/Агенти. Чрез тази опция още по-лесно може да прехвърлите всички начисления, породени от тарифата, към избрано от вас фолио на Компания/Агент, посочени в резервацията. За разлика от останалите трансферни опции, тук прехвърлянето може да бъде извършено дори и при вече съществуваща резервация.

Как работи

• За да начислите услугите на резервацията директно във фолио на Агент/Компания, изберете опция Трансфер към фолио на Компания/Агент (3) и посочете конкретно трансферно фолио (4). В списъка ще бъдат визуализирани всички отворени фолиа на избраната в резервацията Компания и/или Агент. За всяка резервация можете да изберете едно трансферно фолио. Фолиа, касаещи конкретни пристигания или ранни записвания, могат да бъдат създадени предварително. 

• Може да приложите опцията за множество резервации наведнъж. За целта използвайте справка Company Booking Charges by Reference. Чрез филтрите на справката заредете резервациите, за които желаете за изберете опцията за трансфер. През бутон “Масова редакция” (6) посочете Трансферното фолио, което ще бъде добавено към всички резервации, избрани от списъка (5). Тарифните начисления (нощувки и пакети), които са в отворени фолиа, ще бъдат прехвърлени автоматично към избраното фолио. При необходимост можете да прекъснете процеса от бутон “Спри”(7). Така ще бъдат спрени промените за всички резервации, за които все още не е минала актуализацията.

Особености:

• Във всеки един момент можете да изберете опцията за трансфер и/или да промените трансферното фолиото. Съществуващите начисленията, ако са в отворено фолио, ще бъдат автоматично прехвърлени към новоизбраното.
• Промени, касаещи прехвърлените начисления като например - промяна на престой, тарифа и други - се отразяват директно в трансферното фолио. Всички нововъзникнали начисления също ще бъдат създадени в него.
• Ако се породят нови начисления или се налага промяна на съществуващи, но трансферното фолио е вече затворено, ще получите съобщение за грешка, тъй като операцията не може да бъде завършена. В тази ситуация бихте могли да изберете ново трансферно фолио за резервацията, където да бъдат отразени промените или да премахнете трансферната опция. В такъв случай корекциите ще се породят във фолиото на самата резервация.