Интерфейсът към счетоводен софтуер Ажур е разработен с цел да осигури пренос на документите, издадени във вашата Clock PMS+ система към счетоводния софтуер.
Интерфейсът се осъществява с 2 текстови файла (ANSI формат), в които се описват общата част (“главата”) и детайлната част (редовете/позициите) на документа за продажба.
Настройки
За да стартирате настройките отворете менюто за навигация и изберете Справки->Всички справки->Експорт на данни->Ajur Export->Настройки
Общи настройки
Попълнете стойностите както следва:
- За настройките в редове от (1) до (5) попълнете както е посочено във Фиг.1
- В ред (6) въведете код, който да се подава ако в документа има различни видове плащания. Обсъдете настройката с представител на Ажур.
- В ред (7) не е задължително да въвеждате стойност. Попълнете в случаите, когато в една база на Ажур се импортират фактури на няколко различни обекта. Обсъдете настройката с представител на Ажур .
- В ред (8) въведете място на издаване на документите.
Фиг.1
Настройки на експортиращи полета
Изберете полетата, които ще се използват за извличане на данни за клиентски номер, идентификационен номер на компания и счетоводна сметка за начислението:
- Изберете поле за идентификационен номер на гост - списък с полетата на гост профилите, обикновено се посочва полето служещо за ЕГН (person_id) или предварително създадено допълнително поле, което се попълва за всеки гост. Стойностите в това поле се подават като клиентски номер в колона "Шифър на контрагента". При липса на стойност се подава '9999999'.
Важно: Ако искате документите на всички физически лица, винаги да се експортират с шифър на контрагент '9999999', независимо дали има налични данни за ЕГН, в тази настройка не избирайте полето person_id. За целта създайте ново допълнително поле към профилите на гостите. Направете новото поле от тип "string" и го изключете от всички формуляри за попълване.
- Изберете поле за идентификационен номер на компания - списък с допълнителни полета за профилите на компаниите. Полето трябва да е цифрово и създадено предварително, тъй като няма стандартно поле, което може да се използва. Настройката е задължителна и може да се използва ако искате да направите връзка с вече съществуващи профили в счетоводната система. Попълнената стойност се подава в колона "Шифър на контрагента". Ако полето е празно, за конкретната компания се генерира уникален код.
- Изберете поле за счетоводна сметка на начисление - списък с допълнителни полета за начисленията, посочва се от кое да се експортира счетоводна сметка. Подава се за всеки ред с услуга в колона "Шифър на МЗ" и служи за връзка със счетоводната система.
Фиг.2
Ако полетата бъде конфигурирани по-късно, данните за тях няма да се прехвърлят във вече съществуващите начисления и документи.
Настройка на експортен таг за типовете документи
Чрез експорт таговете към документите, указвате кои видове документи да се включат в експортния файл. С помощта на тях счетоводната система ще разпознае вида на всеки документ (Фактура, Сметка, Фолио и т.н.). За всеки тип документ има предвидени четири полета за свързване, които отговарят на правия, кредитния и дебитния документ.
Фиг.3
*Кредитният документ е добавен два пъти поради възможността за издаване на документ с отрицателна стойност. Може да попълните еднакви или различни стойности, според начина на вашата работа.
Стойностите на експортните тагове се попълват в зависимост от нуждите на счетоводната система. Към счетоводната система се изпращат само документи, за който има попълнени експорт тагове. Попълнете съответните кодове като имате предвид документацията на Ажур или обсъдете с техен представител.
Настройка на експортен таг за ДДС %
Всеки ред от документа се облага с определен данък. Полето за свързване дава възможност счетоводната система да идентифицира данъка, с който се облага реда. Попълнете съответните кодове като имате предвид документацията на Ажур или обсъдете с техен представител.
С бутон "+" може да добавите толкова реда, колкота са нужни за да се опишат експорт таговете на всички данъчни ставки, с които работите.
Фиг.4
Настройки на типовете плащане
От менюто за навигация изберете Настройки->Всички настройки->Подтип плащане->Сметки в главната книга
Чрез попълване на код за всеки тип плащане, счетоводната система ще може да го идентифицира в документите.
Следва да се въведат стойности за всички типове плащания, които се използват. Могат да бъдат попълнени и след издаване на документите. Стойностите на кодовете вземете от документацията на Ажур или обсъдете с техен представител.
Фиг.5
Изпълнение на експорта
От менюто за навигация изберете Справки->Всички справки->Експорт на данни->Ajur Export->Експорт.
Посочете начална и крайна дата на експорта, в които се включват издадените документи за този период (датите са включително). За да стартирате експорта изберате посочения бутон.
Структура на файловете
При експорт се създават два файла със следните особености:
- За разделител между полетата се използва ‘|’ (pipe);
- За разделител между редовете се използва ‘;’ (точка и запетая);
- Форматът на датта е: дд.мм.гггг – с разделител “.” (точка);
- За десетичен разделител се използва ‘.’ (точка);
- Имена на файловете:
* “RTOTxxxx.eid” - за общата част;
* “RDETxxxx.eid” - за детайлната част;
Където xxxx – произволни символи/цифри. Връзката между двата файла е по номер и тип на фактурата (колони 1 и 2 от описанието)
Описание на файла за общата част
Със ‘*’ са маркирани полетата, в които задължително трябва да има попълнени данни, в колона Забележка ще намерите описание какви данни се подават и от къде се вземат.
RTOTxxxx.EID
| № | Описание | Мах. дължина | Забележка |
| *1 | Документ № | C 10 | Номер на документа/фолиото |
| *2 | Тип документ | N 1 | 0 = прав документ 1 = анулиран документ |
| *3 | Дата на документа | D 10 | Дата на затваряне на документа |
| *4 | Дата на данъчното събитие | D 10 | Дата на затваряне на документа |
| *5 | Вид валута | C 3 | Валута на документа/фолиото |
| *6 | Валутен курс към датата на данъчното събитие | F 12,7 | Ако валутата е BGN – се попълва 1 |
| *7 | Вид на документа | N 1 | Експорт тага от настройките на интерфейса |
| *8 | Документ за експорт | N 1 | 0 |
| *9 | Шифър на контрагента | N 7 | Стойността на шифър на контрагент от съответното избрано в настройки поле, ако за госта няма стойност се подава '9999999', ако полето е празно за компанията, се генерира хеш (7 цифри) на базата на gest / company id |
| 10 | Наименование на контрагента | C 30 | ** |
| 11 | Адрес на контрагента | C 60 | ** |
| *12 | ИН по ДДС на контрагента | C 15 | Регистрационен номер по ДДС за юридическите лица. Ако няма стойност се подава '999999999' |
| *13 | БУЛСТАТ на контрагента | C 14 | Данните от поле Втори идент. No. , ако липсват се подава '999999999' |
| *14 | Вид доставка по ЗДДС | N 1 | Ако документът съдържа повече от 1 данък се експортира '9', ако данъкът е 1, се взима кода от настройката на интерфейса за ДДС експортен код |
| 15* | Основание за неначисляване на данък (ДДС) | C 30 | Празно |
| 16* | Номер по ДДС в друга държава членка | C 15 | Празно |
| 17* | Ставка по ДДС в друга държава членка | F 10,3 | Празно |
| 18 | МОЛ на контрагента | C 30 | Празно |
| 19 | Шифър на дистрибутор | N 7 | Празно |
| 20* | Наименование на дистрибутора | C 30 | Празно |
| 21* | Адрес на дистрибутора | C 60 | Празно |
| 22* | ИН по ДДС на дистрибутора | C 15 | Празно |
| 23* | БУЛСТАТ на дистрибутора | C 14 | Празно |
| 24 | Местоиздаване на документа | C 30 | Взема се от настройката в интерфейса "Място на издаване (поле 24)" |
| 25* | Към фактура № (при издаване на Дт / Кт известие) | C 10 | Ако е корекционен документ/фолио се подава номера на основния документ/фолио |
| 26* | От дата фактура (при издаване на Дт / Кт известие) | C 10 | Ако е корекционен документ/фолио се подава дата на основния документ/фолио |
| 27* | Причина за издаване на известието | C 50 | Подава се "Корекция" |
| *28 | Начин на плащане | C 1 | Вземат се кодовете на типовете плащания, ако са повече от 1, се взема стойността от настройка "Код за поле 28 при смесени плащания" |
| 29 | Дата на падеж | D 10 | |
| 30 | Дата на получаване на стоката/услугата | D 10 | Празно |
| *31 | Дата на регистрация | D 10 | Дата на затваряне на документа/фолиото |
| *32 | Документ към търговска верига | N 1 | 0 |
| 33* | Код на доставчик при продажба към търговска верига | C 10 | Празно |
| 34* | Поръчка № от търговска верига | C 10 | Празно |
| 35* | Входящ стоков номер за търговската верига | C 10 | Празно |
| 36 | Съставил | C 30 | Името на потребителя затворил фолиото |
| *37 | Общо сума без ДДС във валутата на документа | F 17,2 | ***** |
| *38 | Общо данъчна основа във валутата на документа | F 17,2 | ***** |
| *39 | Общо ДДС във валутата на документа | F 17,2 | ***** |
| *40 | Общо сума за плащане във валутата на документа | F 17,2 | ***** |
| *41 | Общо акциз във валутата на документа | F 17,2 | 0 |
| *42 | Общо Еко такса във валутата на документа | F 17,2 | 0 |
| *43 | Общо сума без ДДС в лева | F 17,2 | |
| *44 | Общо данъчна основа в лева | F 17,2 | |
| *45 | Общо ДДС в лева | F 17,2 | |
| *46 | Общо сума за плащане в лева | F 17,2 | |
| *47 | Общо акциз в лева | F 17,2 | 0 |
| *48 | Общо еко такса в лева | F 17,2 | 0 |
| *49 | Връзка със склад (изписване на МЗ от склад) | N 1 | 1 |
| *50 | Дали ще се прави запис за документа в дневник за продажбите по ЗДДС | N 1 | Според типа документ и ако има отметка в настройките: "Запис на документите аз услуги в дневниците по ДДС", "Запис на документите аз аванси в дневниците по ДДС", подава се 1, в противен случай 0 |
| 51 | Звено по ДДС | N 4 | От настройката на интерфейса "Звено по ДДС" |
| 52 | ДО на облагаемите доставки със ставка 20 %, вкл. дистанционни продажби, с място на изпълнение на територията на страната | F 17,2 | От настройките на интерфейса "ДДС ставка% за общоприлаган ДДС (поле 52 и 53)" |
| 53 | Начислен ДДС за доставките по колона 52 от описанието | F 17,2 | От настройките на интерфейса "ДДС ставка% за общоприлаган ДДС (поле 52 и 53)" |
| 54 | ДО на облагаемите доставки със ставка 7/9 % | F 17,2 | От настройките на интерфейса "ДДС ставка % за ДДС на туристическите услуги (поле 54 и 55)" |
| 55 | Начислен ДДС за доставките по колона 54 от описанието | F 17,2 | От настройките на интерфейса "ДДС ставка % за ДДС на туристическите услуги (поле 54 и 55)" |
| 56 | ДО на доставките със ставка 0 % по глава трета от ЗДДС | F 17,2 | ДО за услугите с ДДС 0% и различен код от настройките на интерфейса ""Код на освободените доставки (поле 61) " |
| 57 | ДО на ВОД на стоки | F 17,2 | 0 |
| 58 | ДО на доставки по чл. 140, 146, ал.1 и чл. 173 ЗДДС | F 17,2 | 0 |
| 59 | ДО на доставки на услуги по чл.21, ал.2 от ЗДДС с място на изпълнение на територията на друга държава членка | F 17,2 | 0 |
| 60 | ДО на доставки по чл. 69, ал.2 ЗДДС (вкл. ДО на доставките при условията на дистанционни продажби с място на изпълнение на територията на друга държава членка) | F 17,2 | 0 |
| 61 | ДО на освободените доставки и освободените ВОП, без чл.50, ал.1, т.2 ЗДДС | F 17,2 | От настройките на интерфейса "Код на освободените доставки (поле 61)" |
| 62 | Доставки по чл.50, ал.1, т.2 ЗДДС | F 17,2 | 0 |
| 63 | ДО на доставки като посредник в тристранни операции | F 17,2 | 0 |
| 64 | ВОД на стоки, участващи във VIES декларацията | F 17,2 | 0 |
| 65 | ДО на доставки, като посредник в тристранна операция, участващи във VIES декларацията | F 17,2 | 0 |
| 66 | Услуги в рамките на ЕС, участващи във VIES декларацията | F 17,2 | 0 |
| 67* | Вид на стоката/услугата | C 30 | От настройките на интерфейса "Наименование за документи за услугу (поле67)" и "Наименование за документи за аванси (поле 67)" |
| *68 | Дали фактурата е за аванс | N 1 | Ако фолиото е депозитно '1' , в противен случай '0' |
| 69 | Допълнителен текст към фактурата | C 100 | Забележката към документа/фолиото |
| 70 | Шифър на получателя на стоката | N 7 | Празно |
| 71 | Име на получателя | C 30 | Празно |
| 72 | Град | C 30 | |
| 73 | Държава | C 3 | Код на държавата с главни латински букви |
| 74 | Регион | N 4 | Празно |
| 75 | Пощенски код | C 7 | |
| 76 | Адрес | C 60 | |
| 77-109 | Празно |
Забележка:
* = Ако няма данни се попълва с 0;
** = Ако е нов контрагент, задължително трябва да се попълнят и данни за наименованието му, адрес, Булстат, ИН по ДДС;.
*** = Форматът е 9,10 или 13 цифри, без букви;
**** = Ако не се попълни това поле, автоматично ще се вземат данните от настройката на фирмата, ако има зададена;
***** = Ако валутата на фактурата е BGN – тези полета са равни с аналогичните полета в лева.
Описание на файла за детайлната част
Със ‘*’ са маркирани задължителните полета за попълване, в колона Забележка ще намерите описание какви данни се подават и от къде се вземат.
RDETxxxx.EID
| № | Описание | Дължина | Забележка |
| *1 | № на документ | C 10 | Номер на документ/фолио |
| *2 | Тип документ | N 1 | 0 = прав документ 1 = анулиран документ |
| *3 | Пореден номер (позиция) | N 4 | 1 |
| 4 | Шифър на склад | N 7 | Празно |
| 5 | Шифър на МЗ (код на материалния запас / услугата) | C 14 | Настройката "Изберете поле за счетоводна сметка на начисление " |
| 6 | Партиден номер на МЗ | C 16 | 1 |
| 7 | Дата на партида | D 10 | Празно |
| 8 | Разрешително № | C 14 | Празно |
| 9 | Срок на годност | D 10 | Празно |
| 10 | Наименование на МЗ | C 30 | Текст на начислението |
| 11 | Мярка | C 4 | 'Бр.' |
| 12 | Количество | F 17, 3 | |
| *13 | Бонифициращ коефициент | F 12,7 | '0.0000000' |
| 14 | Бонифицирано количество | F 17,3 | '0.000' |
| 15 | Продажна цена без ДДС във валутата на документа | F 17, 7 | |
| 16 | Продажна стойност без ДДС във валутата на документа | F 17, 2 | |
| 17 | Търговска отстъпка (ТО) в % | F 10,5 | '0.00000' |
| 18 | Продажна стойност след ТО във валутата на документа | F 17,2 | |
| *19 | Данъчна основа във валутата на документа | F 17,2 | |
| 20 | Продажна стойност след ТО в лева | F 17,2 | |
| *21 | Данъчна основа по ЗДДС в лева | F 17,2 | |
| 22 | Акциз във валутата на документа | F 17,2 | '0.00' |
| 23 | Акциз в лева | F 17,2 | '0.00' |
| 24 | Еко такса във валутата на документа | F 17,2 | '0.00' |
| 25 | Еко такса в лева | F 17,2 | '0.00' |
| 26* | Ставка по ДДС (в % ) за съответния артикул | F 7,2 | |
| 27* | Отчетна стойност | F 17, 2 | '0.00 |
| 28* | Складово количество | F 17, 3 | '0.000' |
| 29* | № на МЗ към търговската верига | C 18 | Празно |
| 30* | Брой продажни единици (ПЕ) в 1 опаковка за търговската верига | F 10,5 | '0.00000' |
| 31* | Тип опаковка | C 4 | Празно |
| 32* | Продажна цена за 1 ПЕ за търговска верига във валутата на документа. | F 17,7 | '0.0000000' |
| 33-34 | Празно |