Функционалността "Политика при анулиране" ви позволява да автоматизирате процеса по изчисляване на таксите при анулиране и тяхното начисляване.

Настройка

Може да създадете една или няколко политики при анулиране, всяка със свои собствени правила и такси при анулиране. За тази цел  от навигацията отидете на "Настройки" - "Всички настройки" - "Политика при анулиране". Изберете бутон "Нов/а" и попълнете:

  • Име - въведете име за политиката.
  • Шаблон за начисление -  ако желаете да използвате автоматичното изчисляване на таксата при анулиране, може да изберете шаблон, който ще бъде използван за начисляването ѝ.
  • Анулирай съществуващите начисления- ако изберете тази опция, съществуващите начисления по резервацията (нощувки, пакети, допълнителни услуги) ще бъдат автоматично анулирани.
    • Начисленията ще бъдат анулирани дори ако са били прехвърлени към друго фолио.
    • Ако фолиото, съдържащо начисленията е  вече приключено, ще бъде невъзможно да бъдат анулирани. В тази ситуация, системата ще създаде задача.
  • Закриване на фолиа - ако тази опция е  избрана, резервационното фолио ще бъде приключено при анулирането. Празните фолиа (фолиа без каквито и да е начисления или плащания) ще бъдат анулирани, тъй като те не могат да бъдат закрити.
    • Това от своя страна, може да доведе до изпращането на писмо с фолиото на госта (настройката "Автоматичен имейл при приключване на фолио").
  • Видове документи - тази настройка е валидна само ако е активирана опцията Закриване на фолиа. Тук може да изберете кой вид документ да се  изпозлва при автоматичното приключване на фолиото. Ако нищо не бъде избрано, фолиото ще бъде приключено без документ.

Забележка: Фолиата няма да бъдат приключени, ако съдържат начисления, прехвърлени от други резервации. Ако се появи подобен проблем, системата ще остави фолиата отворени и ще създаде задача относно ситуацията.

Изчисление на автоматична такса при анулиране

Политиките при анулиране са гъвкави и могат да бъдат зададени в съответствие с вашите потребности. За да ги настроите, изберете бутон "Схема за такса при анулиране" до вече създадена политика при анулиране. Използвайте бутона "Нов/а", за да създадете толкова условия, колкото са нужни:

  • Дни преди пристигане - колко дни преди пристигането на резервацията схемата ще се активира.
  • Фиксирана сума - може да посочите конкретна сума да се прилага, когато се анулира резервация.
  • Относителна сума - относителна  сума, която се базира на процент от сумата по резервацията и/или на брой нощувки. Ако и двете са дефинирани, се прилага по-голямия размер. За повече детайли, може също така да разгледате примерите за изчисление на депозит в статията ''Гаранционни политики''.

Да разгледаме случай с две правила - един за 3 дни преди пристигане (Правило 1) и друг за 14 дни преди пристигане (Правило 2).
- Анулация направена 1 ден преди пристигане - прилага се Правило 1.
- Анулация направена 3 дни преди пристигане - прилага се Правило 1.
- Анулация направена 10 дни преди пристигане  - прилага се Правило 2.
- Анулация направена 20 дни преди пристигане - Никакво правило не се прилага.

Тъй като тази функционалност се припокрива с използваната преди функционалност "Автоматично анулиране на начисления при анулиране на резервация", настройката беше мигрирана на базата на следните правила (ако е било зададено "Да"):

  • Политика при анулирането, в която опциите "Анулирай съществуващите начисления" и "Закриване на фолиа" са избрани, се създава с името "Анулирай съществуващите начисления и закрий фолиата"
  • Новосъздадената политика при анулиране се избира автоматично към всички Гаранционни опции.