1. Задайте полетата за профил на гост
  2. Подреждане на полетата, видимост и изискване на различните екрани
  3. Маскиране (анонимизация) на стойности
  4. Права за достъп


Функционалността за профили на гости в Clock PMS+ ви помага лесно да видите своите редовни гости и обхванете цялата им история. Спестете време и избегнете дублирането на записи на гости чрез директно импортиране на данните за контакт на гостите от съществуващия профил на гост. С въвеждането на GDPR променихме подхода си към профилите на гости и съответно полетата за профил на гост. Може да персонализирате информацията, която се събира  от гостите и се показва в регистрите и регистрационните карти.

Настройка

За да редактирате полетата за профил на гост, от навигацията отидете на "Настройки" - "Всички настройки" - "Полета за профил на гост"

1. Задайте полета за профил  на гост

Може да започнете, като разгледате съществуващите сега полета за профил на гост. Има няколко системни полета, които не могат да бъдат изтрити. Те са маркирани като заключени в списъка.


За да добавите ново поле, натиснете бутона "Нов/а". Ще се покаже долният екран.

Име: Въведете име на полето. Това име е само за бекенда на приложението. Може да преведете и да промените името на полето в секцията "Езици и текстове". Позволените символи са: a-z, '_', 0-9 (но не и първият символ). Пример: 'phone_number_2'.

Тип поле: Имате няколко типа полета, от които може да избирате:

  • Текстово поле. Полето позволява въвеждането текстова или числена информация. Освен това списъкът от стойности може да бъде зададен, за да избирате от него вместо да въвеждате данните всеки път.
  • Числово поле. Това поле е за въвеждане на числени стойности само. Тук също може да дефинирате списък от позволени стойности, от които да избирате вместо да ги въвеждате всеки път.
  • Дата. Полето е за дати, като техният формат се проверява от системата.
  • Телефон. Полето е за телефонни номера, като техният формат се проверява от системата.
  • Имейл. Полето е за имейл адреси, като техният формат се проверява от системата.
  • Страна. Поле със списък от страни по ваш избор.
  • Език. Поле със списък от езици на абонамента.

Списък със стойности: Може да зададете списък със стойности, базиран на примера от картинката по-горе. Това е принципно свързано с някои собствени полета, които се изискват съгласно местното законодателство относно хотелския регистър.

Важно: Ако вашето местно законодателство (например полицейски регистри) ви задължава да събирате определени данни за вашите гости (например номер на паспорт, дата на раждане и т.н.), може да направите съответните полета Важно. Това ще ви даде допълнителна възможност да проследявате дали всички тези важни полета са попълнени от гостите. По този начин резервацията може първоначално да бъде създадена само с данните за контакт, а останалата информация да бъде събрана на по-късен етап: по време на самонастаняване или при настаняването на рецепция. Опцията "Важно" също така ви дава възможност лесно да проверявате или преглеждате дали цялата необходима информация е попълнена.


В списъка "Пристигания" има икона, която обозначава резервациите с липсващи Важни данни. В Регистъра има филтър за показване на всички гости с липсващи Важни данни.


Криптирано: Всяко от полетата  за профил на гост може също да бъде криптирано. С други думи:

  • Криптирано. Ако местното законодателството  (например GDPR) изисква специален достъп до поле, може изберете да направите това поле криптирано. В този случай достъпът до него ще зависи от специално право: Лични данни: достъп. Недостатък на криптираните полета е, че те не могат да се използват в справките за маркетингова сегментацияПримери на криптирани полета: имената, телефон, имейл, адрес, номер на паспорт, дата на раждане и други лични данни на гостите.
  • Некриптирано полета.  Достъпът до некриптирани полета е по-лесен и може да бъде използван в справките за маркетингова сегментация. Примери за подобни полета: страна, ниво на програма за лоялност, тип гости, маркетингов източник и друга допълнителна информация.

Забележка:  Полетата "Име", "Тип поле" и "Важни" не могат да бъдат променени веднъж създадени. Внимателно обмислете каква информация ще бъде съхранена в него и какъв вид поле следва да е.

2. Подредба на полетата, видимост и изискване на различните екрани

Може да подредите полетата по начин, подходящ за вашите нужди и в съответствие с приложимите норми. Например подредбата на полетата за адрес е различна по света. Подредбата на полетата е различно за всеки акаунт. За да наредите полетата, моля изберете акаунта от секцията "2. Задай видимостта/изискване по различните екрани"



Choose the Sort Order for each field. The numbers will be listed in ascending order.


На същия екран можете да зададете дали и къде дадено поле да е видимо:

  • Къс/дълъг формуляр за гости. Използва се само в бекенда. За ваше удобство данинте на гостите се показват първоначално  компактно в резервацията (Къс формуляр за гости). Посредством бутона "Покажи всички полета" (видим когато се създава / редактира профил на гост ) може изберете също така да направите останалите от полетата видими (Дълъг формуляр за гости). По този начин, освен че е компактен, формулярът може също така да полява въвеждането на допълнителни данни, ако желаете. 

Ако решите, че дадено поле следва да бъде напълно невидимо, просто оставете всичките му опции немаркирани. Важните полета се отбелязват с удебелено сив борд (полето за имейл в примера по-долу):

  • Хотелскит регистър. Изберете дали полето да бъде включено в Хотелския регистър ("Резервация" – "Хотелски регистър")
  • Разпечатка. Изберете дали трябва да бъде включена на екрана за преглед/отпечатване на регистрационната карта. Тази настройка е полезна, когато използвате стандартна регистрационна карта. В случай на собствена регистрационна карта съдържащите се полета зависят от самия шаблон
  • Личен портал. Задайте дали дадено поле следва да се използва на екрана за регистрация в Киоска или Личния портал. Ако направите полето "Задължително", от госта ще се изисква да го попълни, и ако полето e "Видимо", то ще се вижда, но няма да е задължително и може да бъде оставено непопълнено.
  • ОРС. Изберете дали дадено поле следва да ес показва на последния етап от процеса по резервиране. Още веднъж може да бъде "Скрито", "Видимо" или "Задължително".
  • ОРС допълнителни гости. Каква информация ще се събира за гостите от 2-рата, 3-тата и т.н. резервация, когато се създава групова реозервация в ОРС.
  • По подразбиране. Стойността по подразбиране за полето е всички екрани.

3. Маскиране (Анонимизация) на стойности

Чрез системата за маскиране/анонимизация на данните можете да изберете начина, по който данните да се показват на повечето екрани. Маскирането е насочено към  максимално ограничаване на достъпа до лични данни за персонала, който не се нуждае да има подобен достъп и за местата, където подобна информация не е необходима.


По подразбиране маскирането на данни се прилага към името, фамилията, имейла и телефона. По този начин почти навсякъде в системата данните на госта се показват по следния начин: "J Smith, j.sm****@***.com, ******456". Ако желаете, можете да изберете и промените кои данни да се маскират. Ако промените тази настройка, тя ще бъде валидна за новосъздадените профили, а старите ще останат по начина, по който са били, ако не бъдат редактирани и записани отново.

Маскирането е налично за следните полета чрез следния формат:

  • Име – Първият инициал  на името.
  • Фамилия - Първият инициал  на фамилията.
  • Имейл – Първите 4 символа от имейл адреса. Маскираният имейл изглежда по този начин: 'j.sm****@***.com'
  • Телефон – Последните 3 цифри на телефонния номер. Така изглежда маскиран телефонен номер: '*******456'

Забележка: Ако профил на гост е създаден, когато е активна опцията за маскиране,  данните в този профил ще останат скрити, дори ако опцията за маскиране бъде изключена. Ако желаете данните да се покажат, моля редактирайте профила и го запишете без каквито и да е промени, за да приложите новите настройки за маскиране.

4. Задайте периода за запазване на информацията (в месеци)

Може да зададете колко месеца данните за гостите ще се съхраняват в Clock PMS+. Моля, обърнете внимание, че само данните, маркирани като криптирани ще бъдат изтрити.


Права за достъп

  • Ако потребител няма правото "Лични дани: достъп", но все пак има права за достъп до  системата, същият  може да вижда максираните полета (Име, Фамилия, Имейл и Телефон) по начина, по който сте избрали тези полета да се визуализират (маскирани или не). Останалите от данните на госта, които се  съдържат в криптираните полета няма да да са достъпни за този служител. За същия да извършва своите задължения, екраните са достъпни,  но криптираната информация се показва по този начин: ****.
  • Ако потребителят правото "Лични дани: достъп", същият може да вижда пълното съдържание на криптираните полета. Все пак на повечето екрани информацията на госта е минимизирана и само маскираните полета се показват. Пълната информация може да бъде видяна на екрана на самата резервация  и съответния профил на гост.
  • Разширени лични данни: Множествен достъп. Това право е създадено за екраните и функционалностите, позволяващи достъп до множество записи на лични данни. Подобни екрани са: Регистърът, различни експорти на данни към полицията, както и АПИ-то. Посредством това право можете да отговорите на GDPR изисквания за предоставяне на достъп само на персонал, който се нуждае от пряк достъп до тази информация.