I. Интерфейсът поддържа следните функционалности:


1. Прехвърляне на хотелски начисления:

  1.1. Можете да прехвърляте начисления към фолио за гости на хотела:

  1.2. Можете също така да прехвърляте начисления към фолиа на фирми. Моля, обърнете внимание, че фолиата за събития не са достъпни за прехвърляне на начисления. 

Ако трябва да прехвърлите начисления към фолио за събития, те трябва първо да бъдат прехвърлени към друго отворено фолио, свързано със същата фирма, и след това ръчно да бъдат прехвърлени към фолиото за събития.  Прехвърлянето на начисления към фолиа на фирми е опционална функционалност и може да бъде активирана и деактивирана във всеки един момент.


Благодарение на уникалната имплементация на интерфейса можете да използвате едно и също поле за търсене в LightSpeed POS, за да откриете както гостите (по име или номер на стая), така и фирмите, които приемат прехвърляния на начисления, което прави прехвърлянията наистина лесни.


2. Дневно прехвърляне на приходи (по желание) 

Тази функционалност ви позволява да генерирате консолидирани справки за приходите както за вашия хотел, така и за отделите Храни и напитки.

Всички начисления, които не са били прехвърлени към Clock PMS+, могат да бъдат прехвърлени към специално конфигурирана POS сметка в рамките на вашия абонамент за Clock PMS+. Моля, помолете нашия сервизен екип да създаде такъв POS акаунт за вас, преди да можете да активирате прехвърлянето на дневните приходи. Трябва да посочите началната дата на прехвърляне на дневните приходи, за да могат нашите сервизни специалисти да я конфигурират. Освен това можете да активирате прехвърлянето на плащания, така че те да бъдат включени и в справките на Clock PMS+. Можете да включвате или изключвате приходите и плащанията, генерирани от Lightspeed, които все още не са прехвърлени към хотела, като просто включите посочения POS акаунт в справките си заедно с акаунта(ите) на Clock PMS+.


II. Конфигурации:

Първо ще трябва да получите достъп до настройките на Clock PMS+ и идентификационните данни за вашия POS акаунт в LightSpeed, както и идентификационния номер на фирмата.


1. След като влезете в Clock PMS+, отидете на "Настройки" - "Всички настройки" - "Lightspeed Account Settings" и натиснете бутона "Нов/а". На екрана, който ще се отвори, попълнете:


  • Име на фирмата - Името на обекта, което ще се показва в начисленията и справките;
  • Идентификационен номер на фирмата - Идентификационният номер на вашата фирма за LightSpeed POS, който ще използваме за конфигурирането на интерфейса;
  • Валута - Валутата, която ще се използва, в случай че открием несъответствие във валутата между вашия акаунт в Clock PMS+ и вашия акаунт в LightSpeed.

2. Щракнете върху "Създай"


На следващия екран попълнете потребителското си име, имейл адрес и парола за LightSpeed и щракнете върху Sign In (Влизане).


3. Click Allow


4. Интерфейсът е конфигуриран, но все още не е активиран.


5. Щракнете върху Configure (Конфигуриране), за да направите необходимите конфигурации на интерфейса.


  • Лимит на трансфер - Можете да определите лимит на сумата, която може да бъде прехвърлена към хотелски фолиа;
  • Прехвърляне на бакшиши - Ще прехвърли бакшишите към хотелските фолиа;
  • Разрешете прехвърлянето към фирми - Активирайте прехвърлянето към фолиа на фирми;
  • Използвай етажа - Тази опция ще ви позволи да направите отделни конфигурации за картографиране на приходите за всеки LightSpeed етаж;
  • Използвай името на етажа - Ако функционалността "Използвай етажа" е активирана, можете да изберете да включите името на етажа в описанията на начисленията;
  • Lightspeed група приходи/Група приходи/Категория приходи - Позволява ви да изберете коя приходна група и категория приходи да се използват при прехвърляне на начисленията от дадената група артикули на LigthSpeed, както и стойностите, които да се добавят в потребителските полета на начисленията. Стойностите на потребителските полета могат да бъдат много важни за прехвърлянето на данни към вашата финансова система;
  • Дневен POS трансфер - Изберете към коя POS сметка да се прехвърлят дневните приходи и плащания в края на всеки ден. Моля, обърнете внимание, че сметката трябва да бъде специално създадена от нашия сервизен екип за тази цел;
  • Позволи трансфер на данни за плащанията - Използвайте тази опция, ако плащанията трябва да се прехвърлят в края на деня.
  • Редактирай (до всеки тип плащане) - Позволява ви да определите кои типове и подтипове плащания на Clock POS да се използват за прехвърляне на плащанията.
  • Тип на документа - с какъв тип да се затваря документа, към който се прехвърлят Дневните приходи.
  • Данни за фактуриране - изберете профил на компания, чиито данни ще се заложат във фолиото към което се прехвърлят Дневните приходи.


6. Щракнете върху "Запиши", за да завършите процеса и да активирате интерфейсаinterface;

7. Приятна работа. 


Вашият трансфер на начисления от LightSpeed вече е активен. За да прехвърлите сметки към хотелска резервация, ще ви е необходим тип плащане от типа "Стая". Ако такъв тип плащане не съществува, моля, влезте в мениджъра на ресторанта и добавете тип плащане от тип Стая. 


За да имате напълно работещ интерфейс, моля, уверете се също така, че следните опции са включени:

  • Book receipts on the day the receipt was finalized ("Settings" — "Report settings" — "Book receipts on the day the receipt was finalized") е включена, за да има съответствие между справките на Clock Software и LightSpeed;
  • Опцията "Allow room charge updates" трябва да е активирана. Тя може да бъде активирана само от сервизния екип на LightSpeed и ако не е, това може да доведе до бакшиши, които не са прехвърлени към хотелската сметка на госта.



III. Специфики на интерфейса и неща, които трябва да знаете:


    1. Намерете гост по име или номер на стаята (ще бъдат показани само настанените гости, които са в хотела днес). Ако активирате опцията "Позволи трансфери към фирма", търсенето ще ви позволи да търсите фирма, която приема преводи на начисления, както и да прехвърляте начисления към нейните отворени фолиа;

    2. Прехвърляне на начисления към фолиа на гост/фирма, когато сметката на ресторанта е приключена чрез типа  плащане "Хотелски софтуер";

        -Интерфейсът проверява дали резервацията/фирмата приема начисления или не;

        -Ако фолиата на резервацията са приключени, интерфейсът ще отвори ново фолио и ще създаде начисленията в него. Ако искате да прехвърлите начисления на фирма, фолиата трябва да са създадени в Clock PMS+ и да са отворени;

        -Ще бъде създадено отделно начисление за всеки елемент от сметката. Начислението ще има същото име като в LightSpeed. Текстът за отпечатване на начислението ще бъде името на търговския обект/етажа плюс номера на сметката от ресторанта. По този начин фактурата ще бъде по-ясна (Пример: Чай (ресторант на 7-ма улица #227812)). По подразбиране приходната група на начислението е ХРАНИ И НАПИТКИ, категорията приходи е Lightspeed POS transfer, но можете да конфигурирате към коя група и категория приходи да се прехвърлят артикулите от всяка продуктова категория на LightSpeed, като отидете на екрана за конфигуриране на интерфейса (от навигацията "Настройки" - "Всички настройки" - "Lightspeed Account Settings");

        -TIPs are handled (по желание)

    3. Ако хотелската сметка е анулирана, към фолиото на клиента ще бъдат добавени отрицателни начисления;

    4. Начисленията, прехвърлени от Lightspeed, могат да бъдат филтрирани в справките за начисления, като се използва филтърът "Източник". Когато настроите филтъра "Източник" на "Прехвърлени", ще виждате само начисленията, прехвърлени от Lightspeed. Когато филтърът за източника е зададен на "Непрехвърлени", прехвърлените начисления ще бъдат изключени от справките за начисленията.